Salesforceの商談情報から見積書を発行しGmailで送信する

■概要

Salesforceの商談情報を基にした見積書の作成やメール送付を、手作業で行っていませんか。この定型的ながらも重要な業務は、手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが起こる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報からGoogle スプレッドシートで見積書を自動発行し、Gmailで送信するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの商談情報から手作業で見積書を作成している営業担当者の方
• 見積書の作成からGmailでの送付までの一連の業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の品質を安定させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの情報から見積書作成とメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
2. トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、Salesforceの取引先ページのレコードからフローを起動するよう設定します。
3. オペレーションでSalesforceのアクションを設定し、商談や商品情報など、見積書作成に必要なレコード情報を取得します。
4. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を基に見積書PDFを作成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた任意の雛形ファイルを使用できます。これにより、見積書だけでなく報告書や議事録など、用途に合わせた書類の作成が可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文に固定のテキストを入力したり、Salesforceから取得した情報を変数として埋め込んだりと、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項‍

• Salesforce、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。