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Microsoft SharePointとBoxの両ツールでファイル管理していると、データの二重管管理に悩むことありませんか？
二重管理は同じデータを2度アップロードする必要があったりする他、更新漏れも発生しやすくなりますよね…。
そんな悩みを解決してくれるのが、Microsoft SharePointとBoxのデータ連携による自動化です！
<span class="mark-yellow">この連携を活用することで、Microsoft SharePointとBoxのファイルやフォルダのデータが自動同期されます。</span>これにより、「どっちのデータが最新なの！？」という事態は回避しやすくなるかもしれません。
また、ノーコードツールのYoomを活用することで、Microsoft SharePointとBoxのデータ連携は簡単に実現できます。
プログラミングの知識がない方でも簡単に連携できる方法です。ぜひ試してみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft SharePointとBoxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめMicrosoft SharePointとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Microsoft SharePointとBoxのAPIを連携すれば、Microsoft SharePointのデータをBoxに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されると、自動的にBoxにもそのファイルを追加するフローです。
両ツールで常に最新のデータの保持が期待できます。
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※なお、Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、マイドメインURLを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
使用しているプランでの最短時間をおすすめします。
なお、各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、フォルダIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
使用するサイトIDおよびフォルダIDを選択してください。
テストが成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、ドライブIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
使用するサイトIDおよびドライブIDを選択してください。
アイテムIDの入力には先ほど取得したMicrosoft SharePointのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
テストが成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ファイル名の入力には先ほど取得したMicrosoft SharePointのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
格納先フォルダのコンテンツIDは、格納したいBoxのフォルダのコンテンツIDを設定してください。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」ファイルは「ダウンロードしたファイル」が選択されていることを確認して、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
今回はMicrosoft SharePointからの問い合わせをBoxに登録する方法をご紹介しましたが、逆にBoxの情報をMicrosoft SharePointに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxにアップロードされたファイルを自動的にMicrosoft SharePointに保存するフローです。
複数のストレージシステム間でファイルを一元管理し、情報の整理やアクセスの効率化が期待できます。
Boxにアップロードされた画像ファイルをOCRで自動解析し、抽出したテキストをPDF形式でMicrosoft SharePointに保存するフローです。
画像やスキャンデータをテキスト化して整理・保存でき、ドキュメントの検索性と活用の効率化が期待できます。
Microsoft SharePointやBoxのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
ドキュメントを自動で整理・共有したり、特定の更新内容をチームに通知できます。
他のツールと連携することで、承認ワークフローを自動化したり、特定の条件でファイルを分類・保存することも可能です！
ファイルがアップロードされたら自動で整理・分類し、指定のフォルダに移動させることができます。さらに、ファイルの更新やコメントがあった場合に、チームメンバーに自動で通知を送ることも可能です。他のツールと連携することで、プロジェクト管理やドキュメントレビューのプロセスを効率化できます！
Microsoft SharePointとBoxの連携を行うことで、同じファイルを両ツールにアップロードする手間が省けるでしょう！
これによりMicrosoft SharePointもBoxも最新のファイルデータを保持しやすくなるため、データの整合性がアップするかもしれません。そのため「どっちのデータが最新なの？」と困ることが少なくなるかもしれませんよね。
また、今回紹介したアプリ連携を行うことで、データが同期可能になり、管理がしやすくなると言えます。結果としてリソースに余裕が生まれ、業務効率の向上や業務負担軽減などが期待できるはずです！
なお、Yoomは初心者の方でも簡単にアプリ連携ができるよう、シンプルで使いやすい仕様になっています。プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。
<span class="mark-yellow">そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でもチャレンジしやすくなっています！</span>
登録は30秒で完了し、その後はすぐに操作可能です。実際に体験して使用感を確かめてみてくださいね！
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