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Microsoft SharePointとBoxの両ツールでファイル管理していると、データの二重管管理に悩むことありませんか？
二重管理は同じデータを2度アップロードする必要があったりする他、更新漏れも発生しやすくなりますよね…。
そんな悩みを解決してくれるのが、Microsoft SharePointとBoxのデータ連携による自動化です！この連携を活用することで、Microsoft SharePointとBoxのファイルやフォルダのデータが自動同期されます。
これにより、「どっちのデータが最新なの！？」という事態は回避しやすくなるかもしれません。
また、ノーコードツールのYoomを活用することで、Microsoft SharePointとBoxのデータ連携は簡単に実現できます。
プログラミングの知識がない方でも簡単に連携できる方法です。
ぜひ試してみてください！
Microsoft SharePointとBoxを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Microsoft SharePointとBoxを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！
気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
■概要
「BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する」ワークフローは、クラウドストレージ間のデータ移動を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、Boxにアップロードされたファイルが自動的にSharePointに保存されるため、手動での転送作業やファイル管理の手間を大幅に削減できます。
これにより、チーム全体の作業効率が向上し、重要なファイルの管理がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・ファイルの手動転送に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・クラウドストレージ間の連携を効率化し、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・ファイル管理のミスを減らし、セキュリティを強化したい企業の方
■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
「月初に、Box上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリを同期する」フローは、月次業務をスムーズに進めるための業務ワークフローです。
毎月初めに手動で行っていたBoxとMicrosoft SharePoint間のファイル同期作業を自動化することで、時間と労力を大幅に削減します。
YoomのAPI連携機能を活用し、確実な連携を実現することで、データの一貫性を保ちながら効率的な業務運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・月末にBoxとMicrosoft SharePointの間で手動同期を行っているIT管理者の方
・BoxとMicrosoft SharePointの連携を自動化して業務効率を向上させたいと考えている方
・定期的なファイル同期作業に時間を割きたくないチームリーダーの方
・データ整合性を保ちながら業務プロセスを標準化したい企業の方
・Yoomを活用してワークフロー自動化を検討中の方
■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
BoxとMicrosoft SharePointを併用していると、双方にファイルをアップロードする手間や、ファイル管理が煩雑になることはないでしょうか。
このような手作業でのファイル転送は時間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。
このワークフローを活用することで、BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル保存を自動化できます。
特定のフォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft SharePointにもファイルが保存されるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
・BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方
・ファイル共有のプロセスを標準化し、業務の属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート
■概要
「Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する」ワークフローは、画像データの管理と情報活用を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存された画像を自動で解析し、抽出したテキストをPDF形式でSharePointに保存することで、データの整理と共有がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用している企業の情報管理担当者
・大量の画像データからテキスト情報を効率的に抽出・管理したい方
・手動でのデータ転送に時間と労力を費やしているチームリーダー
・デジタル化を進め、業務プロセスを自動化したいと考えているIT担当者
・データの一元管理と共有を強化したい経営者の方
■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用する中で、一方にアップロードしたファイルをもう一方へ手作業で移動したり、内容を転記したりする業務に手間を感じていないでしょうか。
こうした手作業は時間的なコストだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Microsoft SharePointに特定のファイルが作成されると、自動でOCR処理を行い、その結果をテキストデータとしてBoxへ保存します。
BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携と内容のテキスト化を自動化し、日々の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとBoxを併用し、ファイルの手動連携に手間を感じている方
・Microsoft SharePointに保存された請求書などの内容確認と、Boxへのデータ保管業務を効率化したい方
・BoxやMicrosoft SharePointを活用したファイル管理業務全体の自動化を推進している担当者の方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft SharePointとBoxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめMicrosoft SharePointとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
■概要
「Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する」フローは、ファイル管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、SharePointに新しいファイルがアップロードされた際に、自動的にBoxにも同じファイルが追加されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとBoxを併用している企業のIT担当者
・ファイル管理の効率化を図りたいプロジェクトリーダー
・業務プロセスの自動化を推進する経営者
・RPAやAIを活用した業務改善に関心がある方
・ドキュメントのセキュリティとバックアップを強化したい管理者
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointとBoxを連携してできること
Microsoft SharePointとBoxのAPIを連携すれば、Microsoft SharePointのデータをBoxに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにMicrosoft SharePointとBoxの連携を実際に体験できます。
アカウント作成はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
このテンプレートを活用すれば、自動でMicrosoft SharePointに新規ファイルが作成されたらすぐにBoxに追加することが可能になります。
これにより、手動でBoxに追加する手間を省くことができるため、他の重要な業務に時間を活用することができるでしょう。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
Microsoft SharePointの特定のサイトやフォルダに新しいファイルが作成された際、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダにも追加します。
この連携は、Microsoft SharePointのデータを直接Boxに連携するシンプルな自動化であり、手動でのファイルアップロード作業をなくし、情報のバックアップや部門間でのスムーズなファイル共有を実現します。
Microsoft SharePointとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ステップ1：Microsoft SharePointとBoxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Microsoft SharePointの場合】
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※なお、Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちら。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
【Boxの場合】
Boxのマイアプリ登録手順は以下のナビを参考に進めてください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Microsoft SharePointで指定フォルダにファイルが作成または更新されたら
起動するトリガーを設定右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4)サイトIDはボックスをクリックすると、『候補』に連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、フォルダIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
5)設定後、トリガーとなるアクション（今回は指定したフォルダへの新規ファイルのアップロード）を行い、[テスト]を押します。
テストが成功したら、以下のように表示されます。
テスト完了を確認して「保存する」を押しましょう。
このステップで取得した値(アウトプット)は、この後のステップで活用できます。
そのため、Boxにファイル情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま変数として引用可能です。
ステップ4：条件に応じてフローを分岐する設定
1)次に、「分岐：コマンドオペレーション」を設定します。ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2)「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象とします。
3)「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。
追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、作成日時と最終更新日時の値が等しいと、後続アクションに進むように設定しました。
このように設定することで、新規にファイルをアップロードする以外の操作では後続アクションに進まないことになるので、重複して同じファイルをBoxに格納してしまうといったミスが減りそうですね。
設定後は「保存する」を押して、次に進みましょう。
ステップ5：Microsoft SharePointにファイルをダウンロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
