Microsoft SharePointとBoxの両ツールでファイル管理していると、データの二重管管理に悩むことありませんか？この連携を活用することで、Microsoft SharePointとBoxのファイルやフォルダのデータが自動同期されます。
Microsoft SharePointとBoxを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Microsoft SharePointとBoxを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！
登録を自動化する便利なテンプレート
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
BoxとMicrosoft SharePointの両方でファイルを管理する際、手作業でのアップロードやコピーに手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイル管理を行っている方 手作業でのファイル転記に時間がかかり、非効率を感じている担当者の方 ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのアップロードを起点にMicrosoft SharePointへの保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 人の手による操作が介在しないことで、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを指定してください。 Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、保存先となるドライブやフォルダを指定してください。 ■注意事項
BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
月初に、Box上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリを同期する
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■概要
月初に行うBoxとMicrosoft SharePointの定期的なフォルダ同期は、重要な業務でありながらも手間がかかる作業ではないでしょうか？手作業によるファイルの移動やコピーは、作業漏れやミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBox上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリが自動で同期されるため、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePoint間で定期的なファイル同期を手作業で行っている方 月初のルーティンワークを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方 ファイル管理のプロセスを標準化し、属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに基づいて自動でファイルが同期されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。 手作業によるファイルのコピー漏れや、誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定して、月初などの任意のタイミングを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、同期したいフォルダを指定します。 取得したファイルリストの各ファイルに対して処理を行うため、オペレーションで「繰り返し処理する」を設定します。 繰り返し処理の中で、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションと、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを順番に設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、「毎月1日」など、ワークフローを起動したい曜日や日付を自由に設定してください。 Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」では、同期元としたいフォルダのコンテンツIDを任意で指定してください。 繰り返し処理では、前のステップで取得したBoxのファイルリストを繰り返し対象として設定してください。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、同期先となるサイトIDやドライブID、格納先のフォルダなどを任意で指定してください。 ■注意事項
BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに保存する
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■概要
BoxとMicrosoft SharePointを併用していると、双方にファイルをアップロードする手間や、ファイル管理が煩雑になることはないでしょうか。このような手作業でのファイル転送は時間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方 BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方 ファイル共有のプロセスを標準化し、業務の属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、自動でMicrosoft SharePointにファイルが保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのファイル転送が不要になることで、保存漏れや誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルの種類など、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイル名やファイルサイズといった前段のトリガーで取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意に設定可能です。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダ、ファイル名などの各項目に、固定値や前段のBoxから取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート
Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する
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■概要
「Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する」ワークフローは、画像データの管理と情報活用を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用している企業の情報管理担当者 大量の画像データからテキスト情報を効率的に抽出・管理したい方 手動でのデータ転送に時間と労力を費やしているチームリーダー デジタル化を進め、業務プロセスを自動化したいと考えているIT担当者 データの一元管理と共有を強化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
画像から情報を取得することに時間や手間がかかっている場合、このフローは有効的です。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたら、OCRを行い結果をBoxに追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用する中で、一方にアップロードしたファイルをもう一方へ手作業で移動したり、内容を転記したりする業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間的なコストだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointに特定のファイルが作成されると、自動でOCR処理を行い、その結果をテキストデータとしてBoxへ保存します。BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携と内容のテキスト化を自動化し、日々の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBoxを併用し、ファイルの手動連携に手間を感じている方 Microsoft SharePointに保存された請求書などの内容確認と、Boxへのデータ保管業務を効率化したい方 BoxやMicrosoft SharePointを活用したファイル管理業務全体の自動化を推進している担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加を起点に、OCR処理、Boxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのファイル移動や内容の転記が不要になるため、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、「分岐機能」を使い、ファイルの拡張子などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 次に、「書類発行機能」で、OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートの雛形に反映させ、書類を発行します。 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された書類を指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。 分岐機能では、前のステップで取得したファイル名や拡張子などの情報に基づき、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 Microsoft SharePointのファイルダウンロードやBoxへのファイルアップロードのオペレーションでは、ファイル名や保存先のフォルダなどを、固定値や前のステップで取得した情報を組み合わせて動的に設定できます。 OCR機能では、読み取りたいファイルのどの部分からテキストを抽出するか、抽出項目を任意で設定可能です。 書類発行機能では、元となるGoogle スプレッドシートのテンプレートを指定し、どのセルに抽出した情報を反映させるかを自由に設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft SharePointとBoxの連携が可能です。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用しているものの、両方に同じファイルを都度アップロードする作業に手間を感じていませんか。手作業による二重入力は時間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されると自動でBoxにもファイルが追加されます。これにより、ファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBoxの両方を利用し、ファイルを手動で同期している方 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理の煩雑さやミスをなくしたいと考えている方 ファイル共有のプロセスを自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でBoxに連携されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるファイルのアップロード漏れや、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「新しいファイルが作成されたら」といったアクションを設定します。 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、トリガーで検知したファイルをダウンロードするアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダを指定したり、特定のファイルの種類で絞り込んだりすることが可能です。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、追加先のフォルダを任意で指定でき、ファイル名を変更したり、メタデータを入力したりすることも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointとBoxを連携してできること
Microsoft SharePointとBoxのAPIを連携すれば、Microsoft SharePointのデータをBoxに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにMicrosoft SharePointとBoxの連携を実際に体験できます。
アカウント作成はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
このテンプレートを活用すれば、自動でMicrosoft SharePointに新規ファイルが作成されたらすぐにBoxに追加することが可能になります。手動でBoxに追加する手間を省くことができるため、他の重要な業務に時間を活用することができるでしょう。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用しているものの、両方に同じファイルを都度アップロードする作業に手間を感じていませんか。手作業による二重入力は時間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されると自動でBoxにもファイルが追加されます。これにより、ファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBoxの両方を利用し、ファイルを手動で同期している方 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理の煩雑さやミスをなくしたいと考えている方 ファイル共有のプロセスを自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でBoxに連携されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるファイルのアップロード漏れや、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「新しいファイルが作成されたら」といったアクションを設定します。 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、トリガーで検知したファイルをダウンロードするアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダを指定したり、特定のファイルの種類で絞り込んだりすることが可能です。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、追加先のフォルダを任意で指定でき、ファイル名を変更したり、メタデータを入力したりすることも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
Microsoft SharePointの特定のサイトやフォルダに新しいファイルが作成された際、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダにも追加します。手動でのファイルアップロード作業をなくし、情報のバックアップや部門間でのスムーズなファイル共有を実現 します。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用しているものの、両方に同じファイルを都度アップロードする作業に手間を感じていませんか。手作業による二重入力は時間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されると自動でBoxにもファイルが追加されます。これにより、ファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBoxの両方を利用し、ファイルを手動で同期している方 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理の煩雑さやミスをなくしたいと考えている方 ファイル共有のプロセスを自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でBoxに連携されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるファイルのアップロード漏れや、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「新しいファイルが作成されたら」といったアクションを設定します。 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、トリガーで検知したファイルをダウンロードするアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダを指定したり、特定のファイルの種類で絞り込んだりすることが可能です。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、追加先のフォルダを任意で指定でき、ファイル名を変更したり、メタデータを入力したりすることも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとBoxを連携したフローを作成してみましょう！こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する」フローボットを作成していきます！
Microsoft SharePointとBoxをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Microsoft SharePointのトリガー設定およびBoxのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用しているものの、両方に同じファイルを都度アップロードする作業に手間を感じていませんか。手作業による二重入力は時間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されると自動でBoxにもファイルが追加されます。これにより、ファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBoxの両方を利用し、ファイルを手動で同期している方 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理の煩雑さやミスをなくしたいと考えている方 ファイル共有のプロセスを自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でBoxに連携されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるファイルのアップロード漏れや、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「新しいファイルが作成されたら」といったアクションを設定します。 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、トリガーで検知したファイルをダウンロードするアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダを指定したり、特定のファイルの種類で絞り込んだりすることが可能です。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、追加先のフォルダを任意で指定でき、ファイル名を変更したり、メタデータを入力したりすることも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Microsoft SharePointとBoxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Microsoft SharePointの場合】
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
【Boxの場合】
Boxのマイアプリ登録手順は以下のナビを参考に進めてください。
}
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとBoxを併用しているものの、両方に同じファイルを都度アップロードする作業に手間を感じていませんか。手作業による二重入力は時間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されると自動でBoxにもファイルが追加されます。これにより、ファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBoxの両方を利用し、ファイルを手動で同期している方 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理の煩雑さやミスをなくしたいと考えている方 ファイル共有のプロセスを自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でBoxに連携されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるファイルのアップロード漏れや、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「新しいファイルが作成されたら」といったアクションを設定します。 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、トリガーで検知したファイルをダウンロードするアクションを設定します。 最後に、オペレーションでBoxを選択し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダを指定したり、特定のファイルの種類で絞り込んだりすることが可能です。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、追加先のフォルダを任意で指定でき、ファイル名を変更したり、メタデータを入力したりすることも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Microsoft SharePointで指定フォルダにファイルが作成または更新されたら
起動するトリガーを設定右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
2) アクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。 ご利用プラン
4)サイトIDはボックスをクリックすると、『候補』に連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
5)設定後、トリガーとなるアクション（今回は指定したフォルダへの新規ファイルのアップロード）を行い、[テスト]を押します。
テスト完了を確認して「保存する」を押しましょう。アウトプット
ステップ4：条件に応じてフローを分岐する設定
1)次に、「分岐：コマンドオペレーション」を設定します。ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
2)「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
3)「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。
このように設定することで、新規にファイルをアップロードする以外の操作では後続アクションに進まないことになるので、重複して同じファイルをBoxに格納してしまうといったミスが減りそうですね。
ステップ5：Microsoft SharePointにファイルをダウンロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) 連携するアカウント情報が正しいかを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
4)アイテムIDには、先ほど取得したMicrosoft SharePointの取得した値（アウトプット）を引用しましょう。
5)テストが成功したら「保存する」を押します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。こちら
ステップ6：Boxにファイルをアップロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。ファイル名の入力には先ほど取得したMicrosoft SharePointのアウトプットを引用します。
4)格納先フォルダのコンテンツIDは、格納したいBoxのフォルダのコンテンツIDを設定してください。
テストに成功すると、以下のように表示されて実際にBox側にファイルがアップロードされます。
これで【Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する】というフローが完成です。
ステップ7：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
BoxのデータをMicrosoft SharePointに連携したい場合
今回はMicrosoft SharePointとBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する
このフローはBoxとMicrosoft SharePointでファイルを同期したい方に最適の方法です！
自動化することで、転送作業の手間がなくなり、ファイルの保存漏れを防ぐことができます。
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する
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■概要
BoxとMicrosoft SharePointの両方でファイルを管理する際、手作業でのアップロードやコピーに手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイル管理を行っている方 手作業でのファイル転記に時間がかかり、非効率を感じている担当者の方 ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのアップロードを起点にMicrosoft SharePointへの保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 人の手による操作が介在しないことで、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを指定してください。 Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、保存先となるドライブやフォルダを指定してください。 ■注意事項
BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに自動保存する
Boxにアップロードされるすべてのファイルではなく、「請求書」や「契約書」といった特定のキーワードを含むファイル名など、条件に合致するファイルのみをMicrosoft SharePointに自動で保存します。この自動化は、処理を分岐させることで実現しており、重要なファイルだけを自動で集約・管理できるため、Microsoft SharePoint上での情報整理が格段に楽になります。
Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに保存する
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■概要
BoxとMicrosoft SharePointを併用していると、双方にファイルをアップロードする手間や、ファイル管理が煩雑になることはないでしょうか。このような手作業でのファイル転送は時間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft SharePointを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方 BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方 ファイル共有のプロセスを標準化し、業務の属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、自動でMicrosoft SharePointにファイルが保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのファイル転送が不要になることで、保存漏れや誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルの種類など、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイル名やファイルサイズといった前段のトリガーで取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意に設定可能です。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダ、ファイル名などの各項目に、固定値や前段のBoxから取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
Microsoft SharePointやBoxのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
Microsoft SharePointを使った自動化例
ドキュメントを自動で整理・共有したり、特定の更新内容をチームに通知できます。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。 ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Notionの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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■概要
Notionでプロジェクトや顧客情報を管理しつつ、関連ファイルをMicrosoft SharePointに保存している場合、手作業でのフォルダ作成に手間を感じたり命名ミスが発生したりすることはありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft SharePoint間での手作業に非効率を感じている方 Notionでの情報更新をきっかけに、ファイル管理も自動化したい方 プロジェクトや案件ごとのフォルダ作成を自動化し、管理体制を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのページ上で操作するだけでフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理体制の構築に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでYoomのChrome拡張機能を選択し、特定のNotionページ上で起動するように設定します。 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで起動したページの情報を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとにフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、作成先となるサイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。 作成するフォルダ名は、固定のテキストを入力するだけでなく、前のステップで取得したNotionのページタイトルなどの情報を変数として設定することも可能です。 ■注意事項
NotionとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに自動で取引先毎のフォルダを作成する
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■概要
HubSpotで新しい取引先を管理する際、都度Microsoft SharePointで関連フォルダを手作業で作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotとMicrosoft SharePointを併用し、取引先管理を手作業で行っている方 営業活動における資料や契約書の管理を効率化し、チーム全体の生産性を高めたい方 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotに会社情報が追加されると自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダ作成時の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでHubSpotの「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを選択し、会社情報登録後に自動でフォルダが作成されるように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「フォルダを作成」では、フォルダ名をHubSpotで取得した「会社名」などの情報を用いて動的に設定することが可能です。 ■注意事項
HubSpotとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方 ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。 アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。 ■注意事項
Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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■概要
Confluenceで議事録やプロジェクトの資料を作成した後、関連ファイルを保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、Microsoft SharePointに指定したフォルダが自動で作成されるようになり、こうした情報管理の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとMicrosoft SharePointで情報管理を行い、手作業での連携に手間を感じている方 ・プロジェクトごとに作成されるドキュメントと関連ファイルを紐付けて、効率的に管理したい方 ・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、業務を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
・Confluenceのページ作成と同時にMicrosoft SharePointへフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 ・手作業によるフォルダの作成忘れや命名の誤りを防ぎ、情報管理の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、ConfluenceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。 3.最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceで作成されたページの情報を元にフォルダが自動で作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Confluenceのトリガー設定では、連携の対象とするConfluenceアカウントのクラウドIDを設定してください。 ・Microsoft SharePointのアクション設定では、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、および親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。
Boxを使った自動化例
ファイルがアップロードされたら自動で整理・分類し、指定のフォルダに移動させることができます。さらに、ファイルの更新やコメントがあった場合に、チームメンバーに自動で通知を送ることも可能です。他のツールと連携することで、プロジェクト管理やドキュメントレビューのプロセスを効率化できます！
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
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■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
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■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
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■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方 BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
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◼️概要
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Microsoft SharePointとBoxの連携を行うことで、同じファイルを両ツールにアップロードする手間が省けるでしょう！結果としてリソースに余裕が生まれ、業務効率の向上や業務負担軽減などが期待できるはずです！ なお、Yoomは初心者の方でも簡単にアプリ連携ができるよう、シンプルで使いやすい仕様になっています。プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でもチャレンジしやすくなっています！
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よくあるご質問
Q：Microsoft SharePointとBoxの双方向同期はできますか？
A：
はい、できます。
Q：連携エラー時の通知やリトライはありますか？
A：
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
