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Microsoft SharePointとBoxの両ツールでファイル管理していると、データの二重管管理に悩むことありませんか？
二重管理は同じデータを2度アップロードする必要があったりする他、更新漏れも発生しやすくなりますよね…。
そんな悩みを解決してくれるのが、Microsoft SharePointとBoxのデータ連携による自動化です！
<span class="mark-yellow">この連携を活用することで、Microsoft SharePointとBoxのファイルやフォルダのデータが自動同期されます。</span>
これにより、「どっちのデータが最新なの！？」という事態は回避しやすくなるかもしれません。
また、ノーコードツールのYoomを活用することで、Microsoft SharePointとBoxのデータ連携は簡単に実現できます。
プログラミングの知識がない方でも簡単に連携できる方法です。ぜひ試してみてください！
Microsoft SharePointとBoxを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft SharePointとBoxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめMicrosoft SharePointとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
[Yoomとは]
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
今回はMicrosoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。これをマイアプリ連携といいます。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※なお、Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちら。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4)サイトIDはボックスをクリックすると、『候補』に連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、フォルダIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
5)設定後、トリガーとなるアクション（今回は指定したフォルダへの新規ファイルのアップロード）を行い、[テスト]を押します。
テストが成功したら、以下のように表示されます。
テスト完了を確認して「保存する」を押しましょう。
このステップで取得した値(アウトプット)は、この後のステップで活用できます。
そのため、Boxにファイル情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま変数として引用可能です。
1)次に、「分岐：コマンドオペレーション」を設定します。ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2)「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象とします。
3)「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。
追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、作成日時と最終更新日時の値が等しいと、後続アクションに進むように設定しました。
このように設定することで、新規にファイルをアップロードする以外の操作では後続アクションに進まないことになるので、重複して同じファイルをBoxに格納してしまうといったミスが減りそうですね。
設定後は「保存する」を押して、次に進みましょう。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) 連携するアカウント情報が正しいかを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、ドライブIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
4)アイテムIDには、先ほど取得したMicrosoft SharePointの取得した値（アウトプット）を引用しましょう。
このように取得した値を挿入することで、フローボット起動毎に異なる値を参照できるようになります。
5)テストが成功したら「保存する」を押します。
この時ファイル名は【Untitled.pdf】に固定されていて一見して中身がわからない状態ですが、ダウンロードすることで確認可能です。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。ファイル名の入力には先ほど取得したMicrosoft SharePointのアウトプットを引用します。
4)格納先フォルダのコンテンツIDは、格納したいBoxのフォルダのコンテンツIDを設定してください。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」ファイルは「ダウンロードしたファイル」が選択されていることを確認して、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示されて実際にBox側にファイルがアップロードされます。
反映結果に問題がないことを確認した後、「保存する」をクリックしましょう。
これで【Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Microsoft SharePointやBoxのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
ドキュメントを自動で整理・共有したり、特定の更新内容をチームに通知できます。
他のツールと連携することで、承認ワークフローを自動化したり、特定の条件でファイルを分類・保存することも可能です！
ファイルがアップロードされたら自動で整理・分類し、指定のフォルダに移動させることができます。さらに、ファイルの更新やコメントがあった場合に、チームメンバーに自動で通知を送ることも可能です。他のツールと連携することで、プロジェクト管理やドキュメントレビューのプロセスを効率化できます！
Microsoft SharePointとBoxの連携を行うことで、同じファイルを両ツールにアップロードする手間が省けるでしょう！
これによりMicrosoft SharePointもBoxも最新のファイルデータを保持しやすくなるため、データの整合性がアップするかもしれません。
そのため「どっちのデータが最新なの？」と困ることが少なくなるかもしれませんよね。
また、今回紹介したアプリ連携を行うことで、データが同期可能になり、管理がしやすくなると言えます。
結果としてリソースに余裕が生まれ、業務効率の向上や業務負担軽減などが期待できるはずです！
なお、Yoomは初心者の方でも簡単にアプリ連携ができるよう、シンプルで使いやすい仕様になっています。プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。
<span class="mark-yellow">そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でもチャレンジしやすくなっています！</span>
登録は30秒で完了し、その後はすぐに操作可能です。実際に体験して使用感を確かめてみてくださいね！
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