Notionの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

■概要

Notionでプロジェクトや顧客情報を管理しつつ、関連ファイルをMicrosoft SharePointに保存している場合、手作業でのフォルダ作成に手間を感じたり命名ミスが発生したりすることはありませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのページ情報をもとにMicrosoft SharePointへ自動でフォルダを作成できるため、こうした手作業による情報管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとMicrosoft SharePoint間での手作業に非効率を感じている方
• Notionでの情報更新をきっかけに、ファイル管理も自動化したい方
• プロジェクトや案件ごとのフォルダ作成を自動化し、管理体制を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのページ上で操作するだけでフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理体制の構築に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomのChrome拡張機能を選択し、特定のNotionページ上で起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで起動したページの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、作成先となるサイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。
• 作成するフォルダ名は、固定のテキストを入力するだけでなく、前のステップで取得したNotionのページタイトルなどの情報を変数として設定することも可能です。

■注意事項

• NotionとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。