■概要
BoxとMicrosoft SharePointを併用していると、双方にファイルをアップロードする手間や、ファイル管理が煩雑になることはないでしょうか。このような手作業でのファイル転送は時間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。
このワークフローを活用することで、BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル保存を自動化できます。特定のフォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft SharePointにもファイルが保存されるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft SharePointを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- BoxとMicrosoft SharePoint間のファイル連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方
- ファイル共有のプロセスを標準化し、業務の属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、自動でMicrosoft SharePointにファイルが保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転送が不要になることで、保存漏れや誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルの種類など、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイルサイズといった前段のトリガーで取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意に設定可能です。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダ、ファイル名などの各項目に、固定値や前段のBoxから取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
