HubSpotで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに自動で取引先毎のフォルダを作成する

■概要

HubSpotで新しい取引先を管理する際、都度Microsoft SharePointで関連フォルダを手作業で作成していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則が統一されないといった課題にも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotに取引先が登録されるだけでMicrosoft SharePointに取引先名のフォルダが自動で作成されるため、情報管理の正確性向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとMicrosoft SharePointを併用し、取引先管理を手作業で行っている方
• 営業活動における資料や契約書の管理を効率化し、チーム全体の生産性を高めたい方
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotに会社情報が追加されると自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダ作成時の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotの「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを選択し、会社情報登録後に自動でフォルダが作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「フォルダを作成」では、フォルダ名をHubSpotで取得した「会社名」などの情報を用いて動的に設定することが可能です。

■注意事項

• HubSpotとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。