フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してkintoneにファイル情報を追加する
フォームで送信された添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに保存し、そのファイル情報をkintoneに追加するフローです。
ファイル管理の効率化が見込め、案件や問い合わせ対応などの業務プロセスをスムーズな進行が期待できます。
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Microsoft SharePointに追加したファイルデータをkintoneに手動転記する場合、フォルダやファイルを確認しながらデータを転記する必要があるため、時にはデータの取り違えなどが発生してしまいませんか？
また、「最新のファイルをkintoneへ追加しなければならないのに、ファイルが更新されていることに気が付かず古いデータを転記してしまった！」なんてこともありますよね…。
このような時はMicrosoft SharePointとkintoneを連携するのがおすすめです！<span class="mark-yellow">APIを活用したアプリ連携を行えば、Microsoft SharePointのデータをkintoneに自動的に連携することが可能になります！</span>
API連携と聞くと難しそうに思うかもしれませんが、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomなら専門的な知識が無くても問題ありません！
誰でも簡単にアプリ連携ができる方法を画像付きで解説しているので、この機会にぜひ自動化を体験しましょう！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft SharePointとkintoneの連携が可能です。YoomにはあらかじめMicrosoft SharePointとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Microsoft SharePointとkintoneのAPIを連携すれば、Microsoft SharePointのデータをkintoneに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Microsoft SharePointにファイルが格納されると、自動的にkintoneにファイル情報を追加するフローです。
ドキュメントの管理を一元化し、業務プロセスの効率化やチーム内でのスムーズな情報共有が期待できます。
フォームで送信された添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに保存し、そのファイル情報をkintoneに追加するフローです。
ファイル管理の効率化が見込め、案件や問い合わせ対応などの業務プロセスをスムーズな進行が期待できます。
Microsoft SharePointに保存されたファイルをOCRで自動解析し、抽出したテキストをkintoneに追加するフローです。
紙の書類や画像データの情報のデジタル化が実現し、検索や管理を効率化することで業務の生産性向上が期待できます。
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとkintoneの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
【事前準備 kintone】
kintoneのマイアプリ登録には、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの取得が必要です。
サブドメインはkintoneにログインした際のURLの●●部分がとなるため、こちらの値をコピーします。例)https://●●●●.cybozu.com/k/#/portal
また、クライアントID、クライアントシークレットはkintoneにログインして、歯車アイコンから「cybozu.com共通管理」に入り設定します。
詳しいアプリ登録はこちらを参考にしてください。
kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Microsoft SharePointの場合】
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※なお、Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
【kintoneの場合】
kintoneが選択できたら、事前に取得した情報を使って入力し、「追加」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、マイドメインURLを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
使用しているプランでの最短時間をおすすめします。
なお、各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、フォルダIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
使用するサイトIDおよびフォルダIDを選択してください。
テストが成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
3)必須項目を入力します。
追加するレコードの値の入力には先ほど取得したMicrosoft SharePointのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
今回はMicrosoft SharePointからの問い合わせをkintoneに登録する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneの情報をMicrosoft SharePointに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
kintoneに新規レコードが登録されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
案件や顧客ごとにフォルダを整理し、関連資料の一元管理やチームでのスムーズな情報共有が期待できます。
kintoneのステータスが更新されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
案件やプロジェクトの進捗に応じてフォルダを整理し、関連資料の管理やチーム内での情報共有の効率化が見込めます。
Microsoft SharePointやkintoneのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
ドキュメントを自動で整理・共有したり、特定の更新内容をチームに通知できます。
他のツールと連携することで、承認ワークフローを自動化したり、特定の条件でファイルを分類・保存することも可能です！
顧客情報を元に定期的なメール送信や、チャットツールの投稿や他アプリにてデータが作成された際のレコード追加・更新、他アプリへの顧客情報追加などが自動化可能です！
Microsoft SharePointのデータをkintoneに連携することで、ファイルやフォルダの管理、作成などがスムーズになるだけではなく、AIを活用したデータの自動転記などが実現できるでしょう！
これにより、Microsoft SharePointのファイルデータを確認しながらデータを手入力する必要がなくなり、業務スピードの向上や、作成ミスなどが防止できるはずです。
今まで時間をかけておこなっていた業務が素早く完結すれば、作業負担が軽減され業務改善にも繋がるかもしれませんよね。
なお、今回の連携のポイントは<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても実現可能という点です！</span>Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。
アプリ連携初心者の方でも導入しやすく、業務のスキマでササッと自動化をお試し可能です！
この機会にぜひYoomに登録して、自動化を導入しましょう！
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