【プログラミング不要】Microsoft SharePointのデータをkintoneに自動的に連携する方法

Microsoft SharePointに追加したファイルデータをkintoneに手動転記する場合、フォルダやファイルを確認しながらデータを転記する必要があるため、時にはデータの取り違えなどが発生してしまいませんか？
また、「最新のファイルをkintoneへ追加しなければならないのに、ファイルが更新されていることに気が付かず古いデータを転記してしまった！」なんてこともありますよね…。

このような時はMicrosoft SharePointとkintoneを連携するのがおすすめです！APIを活用したアプリ連携を行えば、Microsoft SharePointのデータをkintoneに自動的に連携することが可能になります！

API連携と聞くと難しそうに思うかもしれませんが、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomなら専門的な知識が無くても問題ありません！
誰でも簡単にアプリ連携ができる方法を画像付きで解説しているので、この機会にぜひ自動化を体験しましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft SharePointとkintoneの連携が可能です。YoomにはあらかじめMicrosoft SharePointとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の効率化につながります。
自動でデータが追加されるため、追加漏れなどの人的ミスも軽減されるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイル管理を行っている方
・kintoneを活用してデータ管理を行い、社内情報を一元化したいと考える方
・ファイルがMicrosoft SharePointに格納された時、そのファイル情報を迅速にkintoneに追加したい方
・kintoneへのデータ追加を自動化して、人的ミスを最小限に抑えたい方
・ファイル情報の追跡と管理が重要な部署やチームで、効率的な情報共有を実現したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePointとkintoneを連携してできること

Microsoft SharePointとkintoneのAPIを連携すれば、Microsoft SharePointのデータをkintoneに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。

Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

Microsoft SharePointにファイルが格納されると、自動的にkintoneにファイル情報を追加するフローです。
ドキュメントの管理を一元化し、業務プロセスの効率化やチーム内でのスムーズな情報共有が期待できます。

Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の効率化につながります。
自動でデータが追加されるため、追加漏れなどの人的ミスも軽減されるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイル管理を行っている方
・kintoneを活用してデータ管理を行い、社内情報を一元化したいと考える方
・ファイルがMicrosoft SharePointに格納された時、そのファイル情報を迅速にkintoneに追加したい方
・kintoneへのデータ追加を自動化して、人的ミスを最小限に抑えたい方
・ファイル情報の追跡と管理が重要な部署やチームで、効率的な情報共有を実現したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してkintoneにファイル情報を追加する

フォームで送信された添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに保存し、そのファイル情報をkintoneに追加するフローです。
ファイル管理の効率化が見込め、案件や問い合わせ対応などの業務プロセスをスムーズな進行が期待できます。

フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してkintoneにファイル情報を追加する

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■概要
「フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してkintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、定期的に発生する事務作業の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・企業や組織内でMicrosoft SharePointを利用している方
・業務でフォームを利用してデータを収集し、迅速に共有したい方
・kintoneを活用して業務効率を向上させたいが、手動でのファイルアップロードに時間を取られている方
・Microsoft SharePointを使って業務プロセスを自動化したいと考えている方
・社内でファイルの管理や情報共有を効率的に行いたい方
・タイムリーに情報を共有し、スピーディに業務を進めたい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する

Microsoft SharePointに保存されたファイルをOCRで自動解析し、抽出したテキストをkintoneに追加するフローです。
紙の書類や画像データの情報のデジタル化が実現し、検索や管理を効率化することで業務の生産性向上が期待できます。

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Microsoft SharePointとkintoneの連携フローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとkintoneの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

今回はMicrosoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Microsoft SharePointとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Microsoft SharePointのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の効率化につながります。
自動でデータが追加されるため、追加漏れなどの人的ミスも軽減されるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイル管理を行っている方
・kintoneを活用してデータ管理を行い、社内情報を一元化したいと考える方
・ファイルがMicrosoft SharePointに格納された時、そのファイル情報を迅速にkintoneに追加したい方
・kintoneへのデータ追加を自動化して、人的ミスを最小限に抑えたい方
・ファイル情報の追跡と管理が重要な部署やチームで、効率的な情報共有を実現したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ステップ1：Microsoft SharePointとkintoneをマイアプリ連携

【事前準備　kintone】
kintoneのマイアプリ登録には、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの取得が必要です。
サブドメインはkintoneにログインした際のURLの●●部分がとなるため、こちらの値をコピーします。例)https://●●●●.cybozu.com/k/#/portal
また、クライアントID、クライアントシークレットはkintoneにログインして、歯車アイコンから「cybozu.com共通管理」に入り設定します。
詳しいアプリ登録はこちらを参考にしてください。
kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Microsoft SharePointの場合】
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※なお、Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

【kintoneの場合】
kintoneが選択できたら、事前に取得した情報を使って入力し、「追加」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の効率化につながります。
自動でデータが追加されるため、追加漏れなどの人的ミスも軽減されるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイル管理を行っている方
・kintoneを活用してデータ管理を行い、社内情報を一元化したいと考える方
・ファイルがMicrosoft SharePointに格納された時、そのファイル情報を迅速にkintoneに追加したい方
・kintoneへのデータ追加を自動化して、人的ミスを最小限に抑えたい方
・ファイル情報の追跡と管理が重要な部署やチームで、効率的な情報共有を実現したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Microsoft SharePointで指定フォルダにファイルが作成または更新されたら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！

2) アクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)トリガーの起動間隔を選択し、マイドメインURLを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
使用しているプランでの最短時間をおすすめします。
なお、各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、フォルダIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
使用するサイトIDおよびフォルダIDを選択してください。

テストが成功したら「保存」します。

ステップ4：kintoneにレコードを追加するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。

3)必須項目を入力します。

追加するレコードの値の入力には先ほど取得したMicrosoft SharePointのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

これで【Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する】というフローが完成です。

ステップ5：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

kintoneの情報をMicrosoft SharePointに連携したい場合 

今回はMicrosoft SharePointからの問い合わせをkintoneに登録する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneの情報をMicrosoft SharePointに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

kintoneに新規レコードが登録されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
案件や顧客ごとにフォルダを整理し、関連資料の一元管理やチームでのスムーズな情報共有が期待できます。

kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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kintoneでステータスが更新されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

kintoneのステータスが更新されると、自動的にMicrosoft SharePointに対応するフォルダを作成するフローです。
案件やプロジェクトの進捗に応じてフォルダを整理し、関連資料の管理やチーム内での情報共有の効率化が見込めます。

kintoneでステータスが更新されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「kintoneでステータスが更新されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」ワークフローは、フォルダ管理の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理を行っている方
・kintoneのステータス変更に伴い、必要な資料を速やかに用意したい方
・Microsoft SharePointをドキュメント管理のプラットフォームとして利用している企業
・Microsoft SharePoint上にフォルダを作成する作業が多く、手動での作業を省力化したい方
・チームで資料の共有や管理を効率的に行いたいと考えている方

■注意事項
・kintoneとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例

Microsoft SharePointやkintoneのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Microsoft SharePointでを使った自動化例

ドキュメントを自動で整理・共有したり、特定の更新内容をチームに通知できます。

他のツールと連携することで、承認ワークフローを自動化したり、特定の条件でファイルを分類・保存することも可能です！

Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

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■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
・請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローです。

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OneDriveでファイルが作成されたらMicrosoft SharePointにファイルをアップロードする

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■概要
「OneDriveでファイルが作成されたらMicrosoft SharePointにファイルをアップロードする」フローは、OneDriveとMicrosoft SharePointの連携を自動化する業務ワークフローです。
これにより、ファイルの管理や共有がスムーズになり、チームの生産性向上をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとMicrosoft SharePointを日常的に使用しているチームや企業のIT担当者
・手動でのファイル転送に時間を取られているビジネスユーザー
・ファイル管理の効率化を図りたいプロジェクトリーダー
・複数のSaaSアプリを活用し、業務自動化を推進したい経営者

■注意事項
・OneDrive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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Slackのチャンネルに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

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■概要
「Slackのチャンネルに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする」フローは、チーム内で共有されたファイルを自動的にSharePointに保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのファイル管理が不要となるため、情報の一元化と効率化を実現し、スムーズなファイル共有をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用し、頻繁にファイルを共有しているチームの方
・Microsoft SharePointでのファイル管理を効率化したいと考えているIT担当者の方
・手動でのファイルアップロードに時間を取られ、業務効率を向上させたいビジネスリーダーの方
・情報の一元管理を目指し、異なるプラットフォーム間の連携を強化したい方

■注意事項
・Slack、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Salesforceに取引先が登録されたらSharePointにフォルダを作成する

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Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にSharePointにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに登録します。

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kintoneを使った自動化例

顧客情報を元に定期的なメール送信や、チャットツールの投稿や他アプリにてデータが作成された際のレコード追加・更新、他アプリへの顧客情報追加などが自動化可能です！

Asanaの指定プロジェクト内のタスクが更新されたら、kintoneのレコードを更新する

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Asanaの指定プロジェクト内のタスクが更新されたら、kintoneのレコードを更新するフローです。

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kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成

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kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。

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kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する

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kintoneに新しくレコードに登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。

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DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する

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■概要
「DocuSignで契約が完了したら、kintoneにレコードを追加する」ワークフローは、データ入力作業を効率化してくれます。
完了した契約情報が自動で追加されるため、作業効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignを利用して契約書の締結を行っている方
・契約が完了した際のデータ管理を簡素にしたい方
・kintoneを利用して契約データを管理しているが、手動での入力に負担を感じている方
・迅速に契約完了情報をkintoneに反映させたい方
・業務プロセスの効率化を図りたい方
・スムーズな情報共有とデータ管理を実現したい企業担当者・チームマネージャー

■注意事項
・DocuSignとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

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kintoneから1クリックでHubSpotにチケットを作成する

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■概要
「kintoneから1クリックでHubSpotにチケットを作成する」フローは、kintoneとHubSpotの連携を活用し、kintone上でワンクリック操作でHubSpotにチケットを自動生成する業務ワークフローです。このワークフローを導入することで、kintone内のデータを活用し、迅速かつ正確にHubSpotでチケットを管理できます。Yoomを使ったこの連携により、業務の効率化とデータの一貫性を実現し、チームの生産性向上をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとHubSpotを併用しており、データ連携に時間を取られている営業担当者
・HubSpotでのチケット管理をkintoneのデータと自動同期させたいCRM管理者
・kintone上でのデータ活用を拡張し、HubSpotでの業務を効率化したいチームリーダー
・手動でのチケット作成作業を自動化し、業務負担を軽減したいサポートスタッフ

■注意事項
・kintone、HubSpotそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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終わりに

Microsoft SharePointのデータをkintoneに連携することで、ファイルやフォルダの管理、作成などがスムーズになるだけではなく、AIを活用したデータの自動転記などが実現できるでしょう！

これにより、Microsoft SharePointのファイルデータを確認しながらデータを手入力する必要がなくなり、業務スピードの向上や、作成ミスなどが防止できるはずです。
今まで時間をかけておこなっていた業務が素早く完結すれば、作業負担が軽減され業務改善にも繋がるかもしれませんよね。

なお、今回の連携のポイントはプログラミングの知識がなくても実現可能という点です！Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。
アプリ連携初心者の方でも導入しやすく、業務のスキマでササッと自動化をお試し可能です！

この機会にぜひYoomに登録して、自動化を導入しましょう！