■概要
kintoneで案件やプロジェクトの進捗を管理している際、ステータスの変更に合わせてMicrosoft SharePointにフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、多忙な際には作成漏れや命名ミスが発生しやすく、後の情報共有に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータスが更新された際に、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでの案件管理と、Microsoft SharePointでのファイル管理を手作業で連携させている方
- kintoneのステータス更新に伴うフォルダ作成の漏れや、命名規則の統一に課題を感じている方
- 部署内の情報共有を円滑にし、定型業務の自動化を進めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新をきっかけにフォルダが自動生成されるため、手作業による作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
- これまでフォルダ作成と関連情報の入力に費やしていた時間を短縮し、より重要なコア業務に集中することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」アクションを設定し、kintoneのレコード情報が更新された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、更新されたステータスが特定の条件と一致する場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、指定の場所にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、保存先のサイトや親フォルダを任意で設定することが可能です。
- 作成するフォルダの名前に、kintoneから取得した案件名や顧客名といった情報を含めることで、管理しやすいフォルダを自動で生成できます。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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