フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してkintoneにファイル情報を追加する

■概要

フォームで受け取った添付ファイルを手動でダウンロードし、Microsoft SharePointに格納した上で、kintoneにファイル情報を転記する作業は手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロードし、ファイル情報と合わせてkintoneにレコードを追加するため、一連の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じている方
• Microsoft SharePointとkintoneを併用し、手作業でデータ連携を行っている方
• 申請書や報告書などのファイル提出と情報管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にファイル格納と情報登録が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのアップロードミスや、kintoneへの情報転記における入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、必要な項目を作成します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションで、フォームの添付ファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの入力内容やアップロードしたファイル情報を指定のアプリに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください。
• kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、フォームトリガーで受け取った情報や、Microsoft SharePointにアップロードしたファイルのURLといった値を、kintoneの各フィールドに変数として設定することが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。