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「Microsoft Teamsでのやり取りを基に、Microsoft SharePointのフォルダやファイルを管理したい！」
「Microsoft Teamsのカレンダーに登録したイベントに合わせて、関連資料を保管するMicrosoft SharePointフォルダを手動で作成しているけど、正直面倒...」
このように、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointを連携させる際の手作業に、非効率さや煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsでの特定のアクションをきっかけに、Microsoft SharePointのフォルダ作成やファイル保存が自動で完了する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、入力ミスや作成漏れを防ぎながら、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに日々の業務をぐっと効率化できます。
ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報連携を自動化できます！
例えば、Microsoft Teamsでの特定のアクションをトリガーにしてSharePointにフォルダを自動作成したり、逆にMicrosoft SharePointでのファイル更新をMicrosoft Teamsに通知したりと、様々な業務を効率化することが可能です。
これから具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsのカレンダーに新しいイベントを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手動で作成する手間をなくし、<span class="mark-yellow">イベント名に基づいたフォルダが自動で生成されるため、資料管理の抜け漏れを防ぎ、準備をスムーズに開始できます。</span>
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに「見積依頼」などのメッセージが投稿された際に、その情報をもとに自動で書類を作成してMicrosoft SharePointに保存することで、<span class="mark-yellow">手作業による書類作成の時間を削減し、依頼への迅速な対応とヒューマンエラーの防止を実現します。</span>
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとMicrosoft SharePointの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
1.検索して、表示されたMicrosoft Teamsのアイコンをクリック
2.Microsoftにサインインする
3.マイアプリに追加される
以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です。
1.検索して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリック
2.マイアプリに追加される
以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です。
※Microsoft TeamsでMicrosoftにサインインしているので、マイアプリ連携は以上で完了となります。
ここからフローを作っていきます。簡単に作成できるようにテンプレートを作っているので、今回はテンプレートをコピーしてきます。
Yoomにログインをしたままバナーの「試してみる」をクリックします。
以下のような画像が出てくるのでOKをクリックすればコピー完了です。
次に、Microsoft Teamsでカレンダーにイベントが登録された時のトリガーを設定していきます。
1.「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
次にアカウント情報が使用するMicrosoft Teamsのアカウントになっているか確認します。
トリガーアクションが「カレンダーにイベントが登録されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.ユーザーID：候補から、Microsoft Teamsのユーザーを指定します
4.トリガーの起動間隔：プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここまで完了したら連携したMicrosoft Teamsのイベントに、連携用のテストイベントを作成しましょう。
その後「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「取得した値」にアウトプットされます。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、各アクションで取得したアウトプットをMicrosoft SharePointに自動登録可能となります！詳しくは、こちらをご参照ください。
確認し、下部にある「保存する」をクリックします。
Microsoft Teamsに作成したイベントの日付を、Microsoft SharePointのフォルダ作成に流用できるように正規表現を用いて抽出するという設定をしていきます。
1.「正規表現によるデータの抽出」をクリック
2.操作条件の設定
抽出対象：「取得した値」から「カレンダーにイベントが登録されたら」のプルダウンを開いて、「開始日時」を選択します。
抽出箇所を正規表現で指定：今回は、以下の画像のような表現で「-」形式の日付に指定します。
正規表現の記載方法に関して、こちらをご確認ください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、取得した値に「YYYY-MM-DD」形式の日付が表示されます。
この状態になっていたことを確認できたら、下部にある「保存する」をクリックします。
最後に、Microsoft SharePointにフォルダを作成する設定を行います。
1.「フォルダを作成」をクリックします
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
使用するMicrosoft SharePointのアカウント情報になっているか確認します。
アクションが「フォルダを作成」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
サイトID：候補から、Microsoft SharePointのサイトを選択します
ドライブID：候補から、Microsoft SharePointで使用するドライブを選択します
親フォルダ名：フォルダ名を手打ちで入力します
入力した内容で「親フォルダのアイテムID」に表示されない場合、フォルダ名を一部に変更して、表示されるか確認します。
※今回は、「テスト0821」のフォルダを指定するにあたって、親フォルダのアイテムIDが表示されなかったため「テスト」で区切って入力しています。
親フォルダのアイテムID：親フォルダ名から絞られた候補から選択します
フォルダ名：今回はフォルダ名をMicrosoft Teamsでのイベント日に設定するため、「正規表現によるデータの抽出」のプルダウンを開いて、アウトプットとして取得した「抽出した値」を選択します
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで最新の日付データに基づいてその都度Microsoft SharePointへフォルダ作成可能となります。
なお、直接入力した場合は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じ日付のフォルダが作成されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストをクリックすると、Microsoft SharePointの指定した親フォルダに新規のフォルダが作成されます。
Microsoft SharePointのフォルダが確認できたらYoomに戻り、下部にある「保存する」をクリックします。
これで、設定は完了です。
すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。
トリガーをONにしたのち、動作確認をしてください。
今回はMicrosoft TeamsからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointでのアクションをきっかけにMicrosoft Teamsへ情報を連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft SharePointに新しいフォルダが作成されたことを即座にMicrosoft Teamsの指定チャンネルへ自動で通知することで、<span class="mark-yellow">チーム内での情報共有のスピードアップに貢献し、関係者全員が次のアクションに移りやすくなります。</span>
Microsoft SharePointの特定のフォルダに契約書や請求書といった指定のファイルが追加された際に、その旨をMicrosoft Teamsの担当チャンネルに自動で通知することで、<span class="mark-yellow">重要なファイルの確認漏れを防ぎ、承認フローや後続の業務をスムーズに開始できます。</span>
Microsoft TeamsやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで、社内コミュニケーションやファイル管理をスムーズに行えます。
Yoomにはこれらの業務を効率化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひ活用してください！
Microsoft Teamsでの自動化を導入すると、チーム内の情報共有や業務フローの管理を効率化できます。
例えば、Notionやfreeeなどの他ツールで発生したイベントをMicrosoft Teamsに通知すれば、情報の見落としを防ぎやすくなるはずです！
また、Google アナリティクスやMicrosoft Excelから取得したレポートを自動投稿することで、日々の報告作業を省力化できます。
Microsoft SharePointを活用した自動化により、ファイル管理やドキュメントの共有をスムーズに行えます。
OutlookやGmail、Slackなどで受信したファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロードすれば、ファイルの散逸を防ぎ、必要な情報をチームで迅速に利用可能です！
さらに、DocuSignで完了した書類を自動格納することで、契約書管理の効率も向上します。
Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたMicrosoft Teamsでのイベント登録に紐づくフォルダ作成や、特定メッセージに基づいた書類作成・保存といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報共有や資料管理の煩わしさから解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A：はい、可能です。「フォルダを作成」のフローでフォルダ名を設定します。「カレンダーにイベントが登録されたら」のプルダウンから、「タイトル」などを選択して入力することが可能です。
Q：作成したフォルダのアクセス権限も自動で設定できますか？
A：Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointなどのMicrosoftサービス群とYoomの連携はOAuthにより認証されますが、このとき操作の権限範囲は原則的に連携したMicrosoftアカウントに依存します。
Q：Microsoft SharePointの深い階層にフォルダを作成できますか？
A：はい、Microsoft SharePointの深い階層（サブフォルダ内など）にもフォルダを作成できます。作成先のパスを指定することで対応可能です。
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