■概要
日々の業務で発生する売上などのデータをMicrosoft Excelで集計し、Microsoft Teamsへ手作業でレポート投稿する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスなども起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にMicrosoft Excelのデータを集計し、計算処理を行った上でMicrosoft Teamsにレポートを投稿するため、毎日の報告業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelのデータ集計とMicrosoft Teamsへの報告を毎日手作業で行っている方
- 定型的なレポート作成業務の時間を短縮し、他の重要な業務に集中したいと考えている方
- 手作業による集計ミスや報告漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で集計から報告までが完了するため、これまでレポート作成に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能です。
- 手作業によるデータの転記ミスや計算間違い、報告の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、レポートの正確性と信頼性の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように日時を設定します。
- オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、集計対象のデータを取得します。
- 次に、テキスト生成機能やデータを操作・変換する機能を用いて、取得したデータから必要な計算やレポート本文の生成を行います。
- その後、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションで整形されたレポートを作成し、OneDrive上でそのファイルを検索します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、生成したレポート内容やファイルを指定のチャネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを投稿したい任意の日時（毎日、毎週など）を設定してください。
- Microsoft Excelからデータを取得する際に、集計対象となるレコードの条件（期間やステータスなど）を任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、レポートのサマリーなどを生成するためのプロンプトや出力したい言語を任意で設定してください。
- データを操作・変換する機能では、売上合計や平均値など、レポートに必要な計算式を任意で設定してください。
- レポートを発行するMicrosoft Excelのアクションでは、使用するテンプレートファイルや、集計結果を反映させるための置換文字列を任意で設定してください。
- OneDriveでファイルを検索する際に、検索対象のドライブIDや検索キーワードを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの投稿アクションでは、通知先のチームIDやチャネルID、投稿するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、Microsoft Teams、OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelデータベースを操作するオペレーションの設定に関して
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
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