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「毎日のように来る営業関連の問い合わせ、AIを使って内容ごとに仕分けて、自動で記録できたらどんなに楽だろう…」
「問い合わせの処理やデータ入力に時間を取られて、本来集中したい営業サポート業務になかなか手が回らない…」
このように営業事務における煩雑な手作業や、それに伴う業務の遅延に悩みを抱えていませんか？
もし<span class="mark-yellow">様々なチャネルから寄せられる営業関連の問い合わせ内容をAIが理解し、自動でカテゴリ分けを行い、その結果をGoogle スプレッドシートなどの使い慣れたツールに整理・記録できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますね！より迅速かつ正確な対応が可能となり、営業チーム全体の生産性向上にも貢献します。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識は一切不要でどなたでも簡単に設定できるので、ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をよりスマートにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
営業事務の業務で発生する様々な情報をAIで処理し、関連ツールへスムーズに連携させることで、業務効率を飛躍的に向上させる自動化の具体例をご紹介します！
手作業によるミスや時間のロスを削減し、より戦略的な業務に集中できるようになるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">日々受信するメールに含まれる営業関連の問い合わせ内容をAIが読み取り、適切に分類したうえでGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトに自動で記録する</span>フローです。
これまで手作業で行っていた情報の整理や入力作業から解放され、問い合わせ対応の初動を早めつつデータの正確性も高めることができます！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールに寄せられた問い合わせに対し、AIが状況に応じた返信案を自動で作成し、そのやり取りの内容をMicrosoft Excelなどの表計算ソフトに記録する</span>フローです。
顧客対応のスピードと質を向上させると同時に、対応履歴の管理も効率化し、チーム内での情報共有を円滑に進めるのに役立ちます。
<span class="mark-yellow">あらかじめ設定したスケジュール（毎日、毎週など）になったら、SalesforceのようなCRMから特定の条件に合致するレコード（今週フォローアップが必要な顧客リストなど）を自動で取得し、その情報をDiscordなどのチャットツールに通知する</span>フローです。
重要な営業活動の進捗やタスクの期限をチーム全体でスムーズに把握し、対応漏れや遅延を防いでプロアクティブな営業活動をサポートします。
それではここから代表的な例として、メールで受信した営業関連の問い合わせ内容をAIが自動で判別・分類し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogle スプレッドシートを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「メールが届いたら」をクリック。
メールトリガーの設定をしていきます。まず受信用アドレスを設定しましょう。
「+ トリガー条件の追加」をクリックすると「特定の件名や本文のメールを受信した時のみトリガーを起動する」などの設定もできます。
完了したら「次へ」をクリックしてください。
次に、先ほど設定したメールアドレス宛に問い合わせメールを送ってみましょう。今回は例として、以下のような帳票作成依頼のメールを送信しました。
送信したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次以降のステップで活用できます。
「テキストを生成する」をクリック。
タイトルを任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「テキストを生成｜5,000文字以内（25タスク）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
※使用プランやデータの容量によって変更してください。
なお、()内のタスクを消費しますので、ご注意ください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
プロンプトは予め設定されている通りで大丈夫なので、任意で言語を入力してテストします。
成功したら保存しましょう。この「生成結果」のアウトプットも次のステップで活用します。
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
※ミニプランをはじめとした有料プランは、2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル期間中は、普段は制限があるアプリや機能（オペレーション）もしっかり試せるので、ぜひ活用してみてくださいね。
「コマンドオペレーション」をクリック。
「切り替え対象の取得した値」は予め設定されている通りでOKです。
切り替え条件を設定しましょう。
今回は、AIによる分類結果(ステップ4で取得した「生成結果」)が「帳票作成依頼」「請求関係」「問い合わせ」という文字列と等しい場合にGoogle スプレッドシートにレコードを追加するよう設定しています。
なお「+ 進行先を追加」から最大15まで設定可能です。
設定が完了したら保存してください。
はじめに準備として、問い合わせ管理用のシートをご用意ください。
以下のようにシートを分けておいて、それぞれのシートに追加されるよう設定すると整理しやすいですね。
ここからは進行先の数だけ同じ作業を繰り返します。
まず「帳票作成依頼」の進行先にある「レコードを追加する」をクリックしましょう。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。
任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとはシートのヘッダーに対応する項目を選択してください。
以下のようにアウトプットを選択すると、ステップ3で取得したメールの項目を反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしましょう。
成功したら保存してください。
用意したシートにメールの問い合わせ内容が自動で追加されました！
「請求関係」「問い合わせ」の進行先も同様に設定したら完成です。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する方法でした！
Yoomには、今回紹介したもの以外にも営業活動の支援や顧客対応をAIで効率化し、各種ツールと連携するテンプレートがあります！
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください
営業事務における問い合わせ対応や情報管理といった業務をAIと連携して自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータの分類・転記・整理といった時間のかかる作業から解放され、ヒューマンエラーのリスク低減にも貢献します。
</span>これにより営業担当者や事務スタッフは、より迅速かつ正確に顧客対応を行うことが可能になり、本来注力すべきコア業務やより付加価値の高い戦略的な業務に多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような、日々の繰り返し作業や複数のツールをまたいだ情報連携を自動化できるノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、直感的な操作で自社の業務に最適化されたフローを簡単に構築できます。
もし「うちの会社でも業務自動化を進めたい」「もっと効率的に働きたい」と少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomが実現する効率化を実際に体験してみてください！
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