営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
「営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する」ワークフローは、営業 事務の問い合わせ整理を自動化して入力ミスを減らす業務ワークフローです。
AIが「価格問い合わせ」や「導入相談」を自動分類し、スプレッドシートへ記録。ミス防止と効率化を両立します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々の営業 事務で問合せの振り分けや記録に忙しく、ミスが気になる事務担当者の方
・AIを活用して営業関連のデータ整理を手軽に自動化したい営業マネージャーの方
・Google スプレッドシートで問い合わせ内容を一元管理し、情報共有を楽にしたいチームリーダーの方
・問い合わせ分類にかかる分析や集計作業を効率化したい経営者や事務責任者の方
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「毎日のように来る営業関連の問い合わせ、AIを使って内容ごとに仕分けて、自動で記録できたらどんなに楽だろう…」
「問い合わせの処理やデータ入力に時間を取られて、本来集中したい営業サポート業務になかなか手が回らない…」
このように営業事務における煩雑な手作業や、それに伴う業務の遅延に悩みを抱えていませんか？
もし様々なチャネルから寄せられる営業関連の問い合わせ内容をAIが理解し、自動でカテゴリ分けを行い、その結果をGoogle スプレッドシートなどの使い慣れたツールに整理・記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されますね！より迅速かつ正確な対応が可能となり、営業チーム全体の生産性向上にも貢献します。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識は一切不要でどなたでも簡単に設定できるので、ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をよりスマートにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する
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■概要
「営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する」ワークフローは、営業 事務の問い合わせ整理を自動化して入力ミスを減らす業務ワークフローです。
AIが「価格問い合わせ」や「導入相談」を自動分類し、スプレッドシートへ記録。ミス防止と効率化を両立します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々の営業 事務で問合せの振り分けや記録に忙しく、ミスが気になる事務担当者の方
・AIを活用して営業関連のデータ整理を手軽に自動化したい営業マネージャーの方
・Google スプレッドシートで問い合わせ内容を一元管理し、情報共有を楽にしたいチームリーダーの方
・問い合わせ分類にかかる分析や集計作業を効率化したい経営者や事務責任者の方
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
営業事務のAI活用と情報連携を自動化する方法
営業事務の業務で発生する様々な情報をAIで処理し、関連ツールへスムーズに連携させることで、業務効率を飛躍的に向上させる自動化の具体例をご紹介します！
手作業によるミスや時間のロスを削減し、より戦略的な業務に集中できるようになるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
メールツールからの情報をAIで処理し、表計算ソフトに記録する
日々受信するメールに含まれる営業関連の問い合わせ内容をAIが読み取り、適切に分類したうえでGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトに自動で記録するフローです。
これまで手作業で行っていた情報の整理や入力作業から解放され、問い合わせ対応の初動を早めつつデータの正確性も高めることができます！
営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する
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■概要
「営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する」ワークフローは、営業 事務の問い合わせ整理を自動化して入力ミスを減らす業務ワークフローです。
AIが「価格問い合わせ」や「導入相談」を自動分類し、スプレッドシートへ記録。ミス防止と効率化を両立します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々の営業 事務で問合せの振り分けや記録に忙しく、ミスが気になる事務担当者の方
・AIを活用して営業関連のデータ整理を手軽に自動化したい営業マネージャーの方
・Google スプレッドシートで問い合わせ内容を一元管理し、情報共有を楽にしたいチームリーダーの方
・問い合わせ分類にかかる分析や集計作業を効率化したい経営者や事務責任者の方
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
チャットツールからの情報をAIで処理し、表計算ソフトに記録する
Slackなどのチャットツールに寄せられた問い合わせに対し、AIが状況に応じた返信案を自動で作成し、そのやり取りの内容をMicrosoft Excelなどの表計算ソフトに記録するフローです。
顧客対応のスピードと質を向上させると同時に、対応履歴の管理も効率化し、チーム内での情報共有を円滑に進めるのに役立ちます。
Slackに問い合わせが来たらAIで返信案を作成し、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Slackに問い合わせが来たら、AIが返信案を生成し、Microsoft Excelに自動で追記する業務ワークフローです。
営業や事務でのAI活用を促進し、繰り返し発生するSlack対応の負担を軽減しつつ、対応履歴をまとめて管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackでの問い合わせ対応が多く、手作業の事務負担を減らしたい営業担当者の方
・AIを使って返信案を安定して作成し、応答品質を一定に保ちたい事務・サポートチームの方
・Slackのやり取りをExcelで可視化し、月次レポートや分析をスムーズに進めたい管理者の方
■注意事項
・Slack、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スケジュールに基づきCRMの情報を取得し、チャットツールに通知する
あらかじめ設定したスケジュール（毎日、毎週など）になったら、SalesforceのようなCRMから特定の条件に合致するレコード（今週フォローアップが必要な顧客リストなど）を自動で取得し、その情報をDiscordなどのチャットツールに通知するフローです。
重要な営業活動の進捗やタスクの期限をチーム全体でスムーズに把握し、対応漏れや遅延を防いでプロアクティブな営業活動をサポートします。
指定のスケジュールになったらSalesforceで特定のステータスのレコードを取得し、Discordに通知する
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■概要
「指定のスケジュールになったらSalesforceで特定のステータスのレコードを取得し、Discordに通知する」ワークフローは、営業や事務の期日管理をAIで自動化し、取得データをチームに素早く知らせます。
手動チェックの手間と漏れを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceで営業案件やサポートチケットのステータスを定期確認している事務担当者の方
・手作業でレコードをチェックし、Discordに転記する煩雑さを感じているチームリーダーの方
・SlackやメールではなくDiscordで即時アラートを飛ばしたいチャット運用中の方
・AIやRPAを活用して営業・事務ワークフローの効率化を図りたい方
■注意事項
・Salesforce、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
営業関連の問い合わせをAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、メールで受信した営業関連の問い合わせ内容をAIが自動で判別・分類し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- メールのトリガー設定、AIオペレーションとGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する
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■概要
「営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する」ワークフローは、営業 事務の問い合わせ整理を自動化して入力ミスを減らす業務ワークフローです。
AIが「価格問い合わせ」や「導入相談」を自動分類し、スプレッドシートへ記録。ミス防止と効率化を両立します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々の営業 事務で問合せの振り分けや記録に忙しく、ミスが気になる事務担当者の方
・AIを活用して営業関連のデータ整理を手軽に自動化したい営業マネージャーの方
・Google スプレッドシートで問い合わせ内容を一元管理し、情報共有を楽にしたいチームリーダーの方
・問い合わせ分類にかかる分析や集計作業を効率化したい経営者や事務責任者の方
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Google スプレッドシートのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogle スプレッドシートを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する
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■概要
「営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する」ワークフローは、営業 事務の問い合わせ整理を自動化して入力ミスを減らす業務ワークフローです。
AIが「価格問い合わせ」や「導入相談」を自動分類し、スプレッドシートへ記録。ミス防止と効率化を両立します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々の営業 事務で問合せの振り分けや記録に忙しく、ミスが気になる事務担当者の方
・AIを活用して営業関連のデータ整理を手軽に自動化したい営業マネージャーの方
・Google スプレッドシートで問い合わせ内容を一元管理し、情報共有を楽にしたいチームリーダーの方
・問い合わせ分類にかかる分析や集計作業を効率化したい経営者や事務責任者の方
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：メールのトリガー設定
「メールが届いたら」をクリック。
メールトリガーの設定をしていきます。まず受信用アドレスを設定しましょう。
「+ トリガー条件の追加」をクリックすると「特定の件名や本文のメールを受信した時のみトリガーを起動する」などの設定もできます。
完了したら「次へ」をクリックしてください。
次に、先ほど設定したメールアドレス宛に問い合わせメールを送ってみましょう。今回は例として、以下のような帳票作成依頼のメールを送信しました。
送信したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次以降のステップで活用できます。
ステップ4：AIオペレーション設定
「テキストを生成する」をクリック。
タイトルを任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「テキストを生成｜5,000文字以内（25タスク）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
※使用プランやデータの容量によって変更してください。
なお、()内のタスクを消費しますので、ご注意ください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
プロンプトは予め設定されている通りで大丈夫なので、任意で言語を入力してテストします。
成功したら保存しましょう。この「生成結果」のアウトプットも次のステップで活用します。
ステップ5：コマンドオペレーション設定
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
※ミニプランをはじめとした有料プランは、2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル期間中は、普段は制限があるアプリや機能（オペレーション）もしっかり試せるので、ぜひ活用してみてくださいね。
「コマンドオペレーション」をクリック。
「切り替え対象の取得した値」は予め設定されている通りでOKです。
切り替え条件を設定しましょう。
今回は、AIによる分類結果(ステップ4で取得した「生成結果」)が「帳票作成依頼」「請求関係」「問い合わせ」という文字列と等しい場合にGoogle スプレッドシートにレコードを追加するよう設定しています。
なお「+ 進行先を追加」から最大15まで設定可能です。
設定が完了したら保存してください。
ステップ6：Google スプレッドシートのアクション設定
はじめに準備として、問い合わせ管理用のシートをご用意ください。
以下のようにシートを分けておいて、それぞれのシートに追加されるよう設定すると整理しやすいですね。
ここからは進行先の数だけ同じ作業を繰り返します。
まず「帳票作成依頼」の進行先にある「レコードを追加する」をクリックしましょう。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。
任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとはシートのヘッダーに対応する項目を選択してください。
以下のようにアウトプットを選択すると、ステップ3で取得したメールの項目を反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしましょう。
成功したら保存してください。
用意したシートにメールの問い合わせ内容が自動で追加されました！
「請求関係」「問い合わせ」の進行先も同様に設定したら完成です。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、営業関連の問い合わせ内容をAIで自動分類し、Google スプレッドシートに記録する方法でした！
営業事務におけるその他のAI活用例
Yoomには、今回紹介したもの以外にも営業活動の支援や顧客対応をAIで効率化し、各種ツールと連携するテンプレートがあります！
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください
Googleフォームの回答をAIで解析し、インサイドセールス用のトークスクリプトを作成してSlackに通知する
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■概要
「Googleフォームの回答をAIで解析し、インサイドセールス用のトークスクリプトを作成してSlackに通知する」ワークフローは、収集したフォームデータを効率的に活用し、セールス活動をサポートする業務ワークフローです。
Googleフォームで得られた回答をYoomがAIで解析し、インサイドセールスに適したトークスクリプトを自動生成します。
さらに、その結果をSlackに通知することで、チーム全体でスムーズかつ効果的なフォローアップが可能になります。
手動で行っていたデータ整理や文章作成の手間を省き、セールスプロセスの効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して顧客情報を収集している営業担当者の方
・インサイドセールスの業務効率を向上させたいと考えているチームリーダーの方
・AIを使って営業活動を自動化し、時間を有効活用したい方
・Slackを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したい方
・データ解析や文章作成にかかる手間を削減したい経営者の方
■注意事項
・Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してSlackで通知する
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■概要
「フォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してSlackで通知する」ワークフローは、問い合わせ対応の迅速化と効率化を実現する業務ワークフローです。
Webサイトやアプリに設置したお問い合わせフォームからの問い合わせは、適切なタイミングで迅速な対応が求められます。
しかし、問い合わせ数が増えると対応に時間がかかり、人的リソースが不足することもあります。
そんな課題を解決するために、Yoomのワークフローを使用して、AIで自動的に回答を生成し、Slackに通知することで、問い合わせ対応の自動化を実現しましょう！
これにより、迅速かつ効率的な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Webサイトやアプリでお問い合わせフォームを運用しており、対応に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせ対応のスピードを向上させたい中小企業の経営者の方
・AIや自動化ツールを活用して業務プロセスを最適化したいIT担当者の方
・多数の問い合わせを効率的に管理したいチームリーダーの方
・顧客満足度を高めるために迅速な対応を目指している営業担当者の方
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
指定のスケジュールになったらSalesforceの商談情報を取得し、AIで課題点を抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「指定のスケジュールになったらSalesforceの商談情報を取得し、AIで課題点を抽出してGoogle スプレッドシートに追加する」業務ワークフローは、AIを活用してCRMに登録された商談内容を定期的に分析し、課題抽出から一覧化までを自動化する業務ワークフローです。
情報の見落とし防止に役立ち、営業活動の振り返りをスムーズにサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceから商談情報を手動で取得しており、レポート作成に時間を取られている営業担当者の方
・AIを活用して定期的に商談課題を見える化し、チームの営業戦略を強化したいマネージャーの方
・Google スプレッドシートで商談データを一元管理しながら、業務ワークフローで自動連携を試したいIT担当の方
■注意事項
・Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceとの連携および「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
営業事務における問い合わせ対応や情報管理といった業務をAIと連携して自動化することで、これまで手作業で行っていたデータの分類・転記・整理といった時間のかかる作業から解放され、ヒューマンエラーのリスク低減にも貢献します。
これにより営業担当者や事務スタッフは、より迅速かつ正確に顧客対応を行うことが可能になり、本来注力すべきコア業務やより付加価値の高い戦略的な業務に多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような、日々の繰り返し作業や複数のツールをまたいだ情報連携を自動化できるノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、直感的な操作で自社の業務に最適化されたフローを簡単に構築できます。
もし「うちの会社でも業務自動化を進めたい」「もっと効率的に働きたい」と少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomが実現する効率化を実際に体験してみてください！
