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現代のビジネス環境では、情報の一元管理と効率的なファイル共有が求められています。特に顧客関係管理（CRM）ツールであるZoho CRMとクラウドストレージサービスのBoxを活用している企業にとって、これらを連携することで業務効率を大幅に向上させることが可能になるでしょう。
本記事では、Zoho CRMで新しい取引先が登録された際に、自動的にBoxに取引先ごとのフォルダを作成する方法を詳しく解説します。
ノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても安心して導入いただけます。
Zoho CRMとBoxを連携することで、取引先の情報や関連ファイルを一元管理できるでしょう。例えば、新規取引先がZoho CRMに登録されると、Box上に自動的にその取引先専用のフォルダが作成されます。そこに契約書や請求書などを格納することで、手動でファイルを整理する手間を省き、必要な情報に素早くアクセスできます。これにより、ミスの削減や作業の効率化が期待できます。
取引先ごとのフォルダを自動作成することで、関係するチームが同じフォルダ内でファイルを共有・編集できます。例えば、営業チームが提案資料をアップロードし、経理チームが同じフォルダに請求書を追加するといったスムーズな運用が期待できます。この統一されたプラットフォームにより、情報の重複や見落としを防ぎ、業務の流れが円滑になるでしょう。
Boxのフォルダごとにアクセス権を設定することで、取引先情報を適切に保護できます。例えば、特定のフォルダへのアクセスを営業担当者のみに限定したり、経理部門のみが請求書の編集権限を持つように設定できます。これにより情報漏洩のリスクを低減し、さらに社内のセキュリティポリシーに準拠した運用が可能になるでしょう。
[Yoomとは]
Zoho CRMで取引先が登録されたことをZoho CRMのAPIを利用して受け取り、Boxが提供するAPIを用いて登録された取引先の情報をBoxのフォルダ作成に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにBoxでフォルダを手動作成していませんか？
この作業は単純であるものの、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoho CRMとBoxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Zoho CRM」と入力し、検索結果からZoho CRMを選択します。
2.表示された画面で、ドメインURLを入力し、「追加」をクリックしてください。
※ドメインURLは、Zoho CRMホーム画面のURL(以下画像の赤矢印部分)を入力してください。
3.サインイン画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
その後、パスワードを入力し、「サインインする」をクリックしてください。
4.続いてBoxをマイアプリ登録します。
Zoho CRMの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxを選択し、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしてください。
5.次の画面で、「BOXへのアクセスを許可」をクリックしてください。
マイアプリにZoho CRMとBoxが表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにBoxでフォルダを手動作成していませんか？
この作業は単純であるものの、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「取引先が作成されたら（Webhook）」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.「Zohoドメイン」と「チャネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力しましょう。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
4.次の画面で「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
5.アプリと連携する「取引先情報を取得」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
6.「取引先ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット「取引先が作成されたら（Webhook）」から選択して、入力しましょう。
「Zohoドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
7.次に、アプリと連携する「フォルダを作成」をクリックしてください。表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
8.API接続設定を行います。
「フォルダ名」は、先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。設定例を参考にして、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。
「親フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにBoxでフォルダを手動作成していませんか？
この作業は単純であるものの、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
その他にもYoomにはZoho CRMとBoxを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する
Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録するフローです。このフローを使用することで、Gmailで受信した顧客のメールから自動的にZoho CRMにリードを登録できます。手動でのリード入力作業が不要となり、業務効率の向上が期待できます。またスピーディーなリード登録が可能になり、顧客とのエンゲージメントが向上することで売上の増加にも繋がります。
■概要
Gmailで受信したお問合せや名刺交換後のお礼メールなど、ビジネスチャンスに繋がるメールは日々届きますが、その署名情報を手作業でZoho CRMに登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが自動で署名情報を抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。これにより、手作業による入力の手間や登録漏れといった課題を解消し、リード管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する
Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。このフローを使用することで、Zoho CRMに登録された情報をもとに、Google Driveのフォルダが自動的に作成されます。手動でのフォルダ作成が不要になり、作成忘れや重複作成などのヒューマンエラーを防止し、書類管理をスムーズに進められるでしょう。フォルダ命名規則が統一され、一貫性のある文書管理体制の構築に繋がります。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先を登録するたび、関連書類を保管するためにGoogle Driveへ手動でフォルダを作成していませんか。この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダ名の命名規則のばらつきや作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されると、Google Driveに取引先ごとのフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。このフローを使用することで、Gmailでファイルが添付されたメールを受信するとフローが起動するため、ファイル名の命名規則も統一され、ファイル検索やファイル管理の効率を高めることが可能になるでしょう。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回は、Zoho CRMとBoxを連携させ、Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する方法をご紹介しました。
Zoho CRMとBoxを連携することで、取引先情報の管理やチーム間のファイル共有が効率化され、業務全体の生産性向上が期待できます。ノーコードで設定できるため、専門知識がなくても簡単に導入できるのも大きなメリットです。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考にZoho CRMとBoxの連携を試してみてください。
