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Zoho CRMとBoxを連携して、Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する方法
現代のビジネス環境では、情報の一元管理と効率的なファイル共有が求められています。特に顧客関係管理（CRM）ツールであるZoho CRMとクラウドストレージサービスのBoxを活用している企業にとって、これらを連携することで業務効率を大幅に向上させることが可能になるでしょう。
本記事では、Zoho CRMで新しい取引先が登録された際に、自動的にBoxに取引先ごとのフォルダを作成する方法を詳しく解説します。
ノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても安心して導入いただけます。
こんな方におすすめ
- Zoho CRMとBoxを業務で活用している方
- Zoho CRMとBoxを活用しており、取引先情報の管理効率化を検討している方
- Zoho CRMとBoxを活用しているが、営業・経理部門間でのファイル共有や連携に課題を感じている方
Zoho CRMとBoxの連携メリットと具体例
メリット1：情報管理の効率化
Zoho CRMとBoxを連携することで、取引先の情報や関連ファイルを一元管理できるでしょう。例えば、新規取引先がZoho CRMに登録されると、Box上に自動的にその取引先専用のフォルダが作成されます。そこに契約書や請求書などを格納することで、手動でファイルを整理する手間を省き、必要な情報に素早くアクセスできます。これにより、ミスの削減や作業の効率化が期待できます。
メリット2：チーム間の連携向上
取引先ごとのフォルダを自動作成することで、関係するチームが同じフォルダ内でファイルを共有・編集できます。例えば、営業チームが提案資料をアップロードし、経理チームが同じフォルダに請求書を追加するといったスムーズな運用が期待できます。この統一されたプラットフォームにより、情報の重複や見落としを防ぎ、業務の流れが円滑になるでしょう。
メリット3：セキュリティ強化とアクセス権管理
Boxのフォルダごとにアクセス権を設定することで、取引先情報を適切に保護できます。例えば、特定のフォルダへのアクセスを営業担当者のみに限定したり、経理部門のみが請求書の編集権限を持つように設定できます。これにより情報漏洩のリスクを低減し、さらに社内のセキュリティポリシーに準拠した運用が可能になるでしょう。
[Yoomとは]
Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する方法
Zoho CRMで取引先が登録されたことをZoho CRMのAPIを利用して受け取り、Boxが提供するAPIを用いて登録された取引先の情報をBoxのフォルダ作成に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
- Zoho CRMとBoxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- フローの起点となるZoho CRMのトリガー設定と、その後のBoxのオペレーション設定を行う
- トリガーボタンをONにして、Zoho CRMとBoxの連携フローの動作確認をする
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■概要
Zoho CRMに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにBoxでフォルダを手動作成していませんか？
この作業は単純であるものの、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMでの取引先登録後、Boxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどを防ぎたいと考えている方
- SaaS間の連携を自動化し、営業チームの業務効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録と同時にBoxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応した取引先の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、お使いのZohoドメインや通知を受け取るためのチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Zoho CRMで取引先情報を取得するアクションでは、どの取引先の情報を取得するかを特定するために取引先IDなどを設定します。
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称（例：取引先名）や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho CRM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにBoxでフォルダを手動作成していませんか？
この作業は単純であるものの、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMでの取引先登録後、Boxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどを防ぎたいと考えている方
- SaaS間の連携を自動化し、営業チームの業務効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録と同時にBoxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応した取引先の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、お使いのZohoドメインや通知を受け取るためのチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Zoho CRMで取引先情報を取得するアクションでは、どの取引先の情報を取得するかを特定するために取引先IDなどを設定します。
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称（例：取引先名）や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho CRM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：Zoho CRMとBoxをマイアプリ連携
Zoho CRMとBoxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Zoho CRM」と入力し、検索結果からZoho CRMを選択します。
2.表示された画面で、ドメインURLを入力し、「追加」をクリックしてください。
※ドメインURLは、Zoho CRMホーム画面のURL(以下画像の赤矢印部分)を入力してください。
3.サインイン画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
その後、パスワードを入力し、「サインインする」をクリックしてください。
4.続いてBoxをマイアプリ登録します。
Zoho CRMの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxを選択し、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしてください。
5.次の画面で、「BOXへのアクセスを許可」をクリックしてください。
マイアプリにZoho CRMとBoxが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにBoxでフォルダを手動作成していませんか？
この作業は単純であるものの、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMでの取引先登録後、Boxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどを防ぎたいと考えている方
- SaaS間の連携を自動化し、営業チームの業務効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録と同時にBoxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応した取引先の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、お使いのZohoドメインや通知を受け取るためのチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Zoho CRMで取引先情報を取得するアクションでは、どの取引先の情報を取得するかを特定するために取引先IDなどを設定します。
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称（例：取引先名）や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho CRM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにBoxでフォルダを手動作成していませんか？
この作業は単純であるものの、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMでの取引先登録後、Boxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどを防ぎたいと考えている方
- SaaS間の連携を自動化し、営業チームの業務効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録と同時にBoxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応した取引先の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、お使いのZohoドメインや通知を受け取るためのチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Zoho CRMで取引先情報を取得するアクションでは、どの取引先の情報を取得するかを特定するために取引先IDなどを設定します。
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称（例：取引先名）や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho CRM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：フローの起点となるZoho CRMのトリガー設定と、その後のBoxのオペレーション設定を行う
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「取引先が作成されたら（Webhook）」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.「Zohoドメイン」と「チャネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力しましょう。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
4.次の画面で「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
5.アプリと連携する「取引先情報を取得」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
6.「取引先ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット「取引先が作成されたら（Webhook）」から選択して、入力しましょう。
「Zohoドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
7.次に、アプリと連携する「フォルダを作成」をクリックしてください。表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
8.API接続設定を行います。
「フォルダ名」は、先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。設定例を参考にして、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。
「親フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ4：トリガーボタンをONにして、Zoho CRMとBoxの連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにBoxでフォルダを手動作成していませんか？
この作業は単純であるものの、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMでの取引先登録後、Boxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどを防ぎたいと考えている方
- SaaS間の連携を自動化し、営業チームの業務効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録と同時にBoxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応した取引先の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、お使いのZohoドメインや通知を受け取るためのチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Zoho CRMで取引先情報を取得するアクションでは、どの取引先の情報を取得するかを特定するために取引先IDなどを設定します。
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称（例：取引先名）や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho CRM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先情報を登録した後、関連書類を保管するためにBoxでフォルダを手動作成していませんか？
この作業は単純であるものの、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先ごとのフォルダが自動で作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMでの取引先登録後、Boxでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどを防ぎたいと考えている方
- SaaS間の連携を自動化し、営業チームの業務効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録と同時にBoxのフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応した取引先の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、お使いのZohoドメインや通知を受け取るためのチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Zoho CRMで取引先情報を取得するアクションでは、どの取引先の情報を取得するかを特定するために取引先IDなどを設定します。
- Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称（例：取引先名）や、どのフォルダ内に作成するかを指定する親フォルダのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho CRM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
その他のZoho CRMとBoxを使った自動化例
その他にもYoomにはZoho CRMとBoxを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する
Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録するフローです。このフローを使用することで、Gmailで受信した顧客のメールから自動的にZoho CRMにリードを登録できます。手動でのリード入力作業が不要となり、業務効率の向上が期待できます。またスピーディーなリード登録が可能になり、顧客とのエンゲージメントが向上することで売上の増加にも繋がります。
■概要
Gmailで受信したお問合せや名刺交換後のお礼メールなど、ビジネスチャンスに繋がるメールは日々届きますが、その署名情報を手作業でZoho CRMに登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが自動で署名情報を抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。これにより、手作業による入力の手間や登録漏れといった課題を解消し、リード管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメールの署名情報を手作業でZoho CRMに登録している方
- メールからのリード獲得プロセスを自動化し、営業活動の効率を向上させたい方
- 手作業でのデータ入力ミスをなくし、CRMデータの精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がZoho CRMに自動登録されるため、これまで手作業で行っていた入力作業の時間を短縮できます。
- AIが自動で情報を抽出・登録するため、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに見込み客データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「リード」や「名刺交換」など、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文の情報を変数として利用し、会社名や氏名、役職、メールアドレスなど抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
- Zoho CRMへの見込み客作成では、AI機能で抽出した各値を、Zoho CRMの見込み客のどの項目に登録するかを任意にマッピングしてください。
■注意事項
- GmailとZoho CRMをYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信したお問合せや名刺交換後のお礼メールなど、ビジネスチャンスに繋がるメールは日々届きますが、その署名情報を手作業でZoho CRMに登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが自動で署名情報を抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。これにより、手作業による入力の手間や登録漏れといった課題を解消し、リード管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメールの署名情報を手作業でZoho CRMに登録している方
- メールからのリード獲得プロセスを自動化し、営業活動の効率を向上させたい方
- 手作業でのデータ入力ミスをなくし、CRMデータの精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がZoho CRMに自動登録されるため、これまで手作業で行っていた入力作業の時間を短縮できます。
- AIが自動で情報を抽出・登録するため、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに見込み客データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「リード」や「名刺交換」など、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文の情報を変数として利用し、会社名や氏名、役職、メールアドレスなど抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
- Zoho CRMへの見込み客作成では、AI機能で抽出した各値を、Zoho CRMの見込み客のどの項目に登録するかを任意にマッピングしてください。
■注意事項
- GmailとZoho CRMをYoomを連携してください。
2.Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する
Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。このフローを使用することで、Zoho CRMに登録された情報をもとに、Google Driveのフォルダが自動的に作成されます。手動でのフォルダ作成が不要になり、作成忘れや重複作成などのヒューマンエラーを防止し、書類管理をスムーズに進められるでしょう。フォルダ命名規則が統一され、一貫性のある文書管理体制の構築に繋がります。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先を登録するたび、関連書類を保管するためにGoogle Driveへ手動でフォルダを作成していませんか。この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダ名の命名規則のばらつきや作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されると、Google Driveに取引先ごとのフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとGoogle Driveを用いており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先情報の管理を効率化し、営業活動に集中したいと考えている営業担当者の方
- 手作業による入力や転記ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」アクションを設定し、トリガーをきっかけに作成された取引先の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、ご利用のZohoドメインやチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Zoho CRMから取引先情報を取得するアクションでは、トリガーで取得した取引先のIDなどを任意で設定してください。
- Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの名称や作成先の親フォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho CRM、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先を登録するたび、関連書類を保管するためにGoogle Driveへ手動でフォルダを作成していませんか。この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダ名の命名規則のばらつきや作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されると、Google Driveに取引先ごとのフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとGoogle Driveを用いており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先情報の管理を効率化し、営業活動に集中したいと考えている営業担当者の方
- 手作業による入力や転記ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」アクションを設定し、トリガーをきっかけに作成された取引先の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、ご利用のZohoドメインやチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Zoho CRMから取引先情報を取得するアクションでは、トリガーで取得した取引先のIDなどを任意で設定してください。
- Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの名称や作成先の親フォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho CRM、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。このフローを使用することで、Gmailでファイルが添付されたメールを受信するとフローが起動するため、ファイル名の命名規則も統一され、ファイル検索やファイル管理の効率を高めることが可能になるでしょう。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方
- 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。
- Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方
- 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。
- Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
今回は、Zoho CRMとBoxを連携させ、Zoho CRMで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する方法をご紹介しました。
Zoho CRMとBoxを連携することで、取引先情報の管理やチーム間のファイル共有が効率化され、業務全体の生産性向上が期待できます。ノーコードで設定できるため、専門知識がなくても簡単に導入できるのも大きなメリットです。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考にZoho CRMとBoxの連携を試してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
