Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する

■概要

Gmailで受信したお問合せや名刺交換後のお礼メールなど、ビジネスチャンスに繋がるメールは日々届きますが、その署名情報を手作業でZoho CRMに登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが自動で署名情報を抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。これにより、手作業による入力の手間や登録漏れといった課題を解消し、リード管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したメールの署名情報を手作業でZoho CRMに登録している方
• メールからのリード獲得プロセスを自動化し、営業活動の効率を向上させたい方
• 手作業でのデータ入力ミスをなくし、CRMデータの精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで署名情報がZoho CRMに自動登録されるため、これまで手作業で行っていた入力作業の時間を短縮できます。
• AIが自動で情報を抽出・登録するため、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から署名情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに見込み客データを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「リード」や「名刺交換」など、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文の情報を変数として利用し、会社名や氏名、役職、メールアドレスなど抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
• Zoho CRMへの見込み客作成では、AI機能で抽出した各値を、Zoho CRMの見込み客のどの項目に登録するかを任意にマッピングしてください。

■注意事項

• GmailとZoho CRMをYoomを連携してください。