Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成する

■概要

Zoho CRMに新しい取引先を登録するたび、関連書類を保管するためにGoogle Driveへ手動でフォルダを作成していませんか。この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダ名の命名規則のばらつきや作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されると、Google Driveに取引先ごとのフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとGoogle Driveを用いており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
• 取引先情報の管理を効率化し、営業活動に集中したいと考えている営業担当者の方
• 手作業による入力や転記ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMへの取引先登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoho CRMの「取引先情報を取得」アクションを設定し、トリガーをきっかけに作成された取引先の情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得した取引先情報をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho CRMのトリガー設定では、ご利用のZohoドメインやチャネルIDなどを任意で設定してください。
• Zoho CRMから取引先情報を取得するアクションでは、トリガーで取得した取引先のIDなどを任意で設定してください。
• Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの名称や作成先の親フォルダIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Zoho CRM、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。