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■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Zoho CRMのリード情報に、メールで受け取った資料やファイルを一つひとつ手動で添付する作業が面倒...」
「この繰り返し作業に追われて、本来集中すべき顧客とのコミュニケーションに時間を十分に割けていない…」
このように、Zoho CRMへのファイル添付作業に手間や時間を取られている方は少なくないかもしれません。
もし、メールで受信したファイルなどを、関連するZoho CRMのリード情報へ自動で添付できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、営業活動などのより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはZoho CRMのリード情報にファイルを添付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のファイルを受信した際に、Zoho CRMのリード情報に自動でファイルを添付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
まず、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。タイトルは任意で変更も可能です。
Gmailと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。 ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「キーワード」を設定すると、指定したキーワードに一致するメールのみをトリガー対象とすることができます。
用途に合わせて設定しましょう。今回のテストでは、【資料送付】と設定しました。
ここで連携テストを行うため、テストの準備をします。
実際にZoho CRMに連携したいファイルが添付されたメールを受信する必要があるので、Gmailで実行してみましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト」や「テスト」など）でOKですが、先ほど設定したキーワードを入れて作成してください。
送信が完了したら、Yoomに戻り「テスト」を行います。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示され、Gmailのデータが確認できます。
取得した値はこのあとの設定で使用するデータです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
メールの内容が反映していればOKです。「保存する」を押して次に進みましょう！
受信したメールに、ファイルが添付されている場合だけ処理を進めるよう、分岐条件を指定していきます。
「コマンドオペレーション」を、クリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
分岐対象の取得した値は、
になっていることを確認してください。
次に、分岐条件を指定していきます。
受信したメールに、ファイルが添付されている場合にのみ処理を分岐させるため、下記画像のように設定しました。
このように設定することで、添付ファイルが空の場合はフローが止まります。
よって、空ではない場合のみZoho CRMの後続のフローに進む設定となります。
なお、分岐は用途によって様々な設定が可能です。詳しくは下記ページを参考にしてください。
最後に「保存する」をクリックしましょう。
取得した値を活用し、見込み客から検索する設定を行います。
もし、ステップ3のテストで使用したメールアドレスの見込み客情報が存在しない場合は、あらかじめ作成しておきましょう。
作成する情報はテスト用の値で問題ありません。
「見込み客を検索」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「検索対象項目」は、メールアドレスと入力します。
「値」には、ステップ3で取得したメールの送信相手を下記の画像のように取得した値から設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「Zohoドメイン」は、Zoho CRMのURLから確認し入力しましょう。
設定が完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、見込み客から一致するデータが反映されます。
確認し「保存する」をクリックしてください。
取得した見込み客情報を基に、ファイルを添付する設定をしていきます。
「見込み客にファイルを添付」を、クリックしてください。
再度、Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「見込み客ID」は、取得した値を活用し設定します。
「Zohoドメイン」は、ステップ5で入力したものを再度入力してください。
「ファイルの添付方法」は【取得した値を使用する】、「ファイル」は【添付ファイル1】を設定してください。
この設定で、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
全ての設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また実際、見込み客情報にファイルが添付されるので、Zoho CRMを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
Zoho CRMやDropboxのAPIを活用することで、営業活動や顧客管理、ファイル共有といった業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは追加した内容がすぐに反映されるため、素早い情報共有を行うために有効的なツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を手動でZoho CRMに再入力するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
作業効率を上げるために手入力をなるべく減らしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに行が追加されたら、自動で追加された内容を引用してZoho CRMに取引先を追加するため、手作業を省くことができます。
また引用された内容を反映することができるため、情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・無料セミナーの集客などを行っているマーケティング担当者
2.Zoho CRMを利用して顧客の登録を行っている方
・顧客の情報管理を行う営業担当や営業アシスタント
・関係企業の情報やデータを管理している総務担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
3.手入力の手間を削減し、自動化を考えている方
・業務効率化を目指すスタートアップ企業の経営者
・入力作業を多くこなす事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でZoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
・Zoho CRMに見込み客を自動で登録することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定の登録と同時にZoho CRMに情報が入力されるため、予定開始までに十分な事前準備の時間を確保することが可能となり、質の高いマーケティングや営業を行うことができます。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
■注意事項
・Calendly、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のLINE WORKSのトークルームに通知します。
通知内容や送信先のLINE WORKSルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、LINE WORKS、Yoomを連携してください。
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、LINE WORKSそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・LINE WORKSの投稿先のトークルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zoho CRMで新しい取引先が作成されたら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、Slack、Yoomのアプリを連携します。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「新しい取引先が作成されたら」というトリガーでzohoドメインを設定します。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行います。
■注意事項
・Zoho CRM、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の情報を、一つひとつ手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Googleフォームにアップロードされた名刺画像をAI-OCRが自動で読み取り、その情報をZoho CRMに見込み客として登録します。これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、コア業務である営業活動に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとZoho CRMを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でZoho CRMに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのZoho CRMへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Zoho CRMで効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をZoho CRMに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をZoho CRMに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にZoho CRMにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にZoho CRMに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Wixで管理しているWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、都度Zoho CRMを確認して手動でタスクを作成するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wixのフォームが送信されたタイミングで、自動的にZoho CRMに担当者へのタスクを追加できます。これにより、顧客への迅速な対応とタスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho CRMで新しい商談が作成されるたびに、関連資料を保管するためDropboxに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、重要な情報管理の一環でありながら、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMとDropboxをスムーズに連携し、商談作成の情報を元にフォルダ作成を自動化できるため、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho CRMに新しい取引先を登録するたび、Dropboxに手作業でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダ名の入力ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されたタイミングで、Dropboxに取引先名のフォルダを自動で作成できるため、こうした手間やミスを解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoho CRMへのファイル添付作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールからの資料転記といった手間を削減し、添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、リードに関するすべての情報がZoho CRMに集約され、営業担当者はより迅速かつ的確なアプローチが可能となります。本来注力すべき商談活動に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Gmail以外のメールツールでも可能？
A：使用可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、現在使用しているメールツールとも連携できます。
基本的なフローボットの作成方法はこちらからご確認いただけます。
Q：添付できるファイル容量に上限は？
A：アプリの種類にもよりますが、まずはアプリ側の仕様に依存します。
アプリ側がファイル容量を10MBしか許容してなければ、それ以上の容量はエラーとなります。ファイル数も同様となります。
そのうえで、該当のアプリの許容量よりYoomのファイル容量の上限が低かった場合は、Yoomの仕様が適用されます。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：該当するリードが見つからない場合は？
A：該当するリードが存在しない場合は、エラーが発生します。
事前にリード情報をご登録いただくか、Yoomでは受信したメールを基に自動でリードを作成するフローもご用意しておりますので、ぜひご活用ください。
