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【ノーコードで実現】Zoho CRMのリード情報へファイルを自動で添付する方法
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoho CRMを連携させ、ファイル管理の手間を削減したいと考えている営業担当者の方
- Zoho CRMのAPIを利用した連携のように、手作業による顧客情報の更新を自動化したい方
- 顧客ごとに受信する添付ファイルをZoho CRMで一元管理し、対応漏れを防ぎたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した添付ファイルを自動でZoho CRMに紐付けるため、手作業でのファイル登録や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルのつけ忘れや紐付けミスを防ぎ、Zoho CRMのAPI連携のように正確な顧客データの一元管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理に進むための条件を指定します。
- 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで同じくZoho CRMの「見込み客にファイルを添付」アクションを設定し、検索した見込み客情報にファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローに組み込まれている分岐オペレーションでは、前段の処理で取得した値を変数として活用し、その後の処理を分岐させることが可能です。例えば、Gmailで受信した内容をもとに受信メールにファイルが添付されている場合のみ見込み客を検索しファイル添付の処理に進む、といった条件設定ができます。
■注意事項
- Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoho CRMを連携させ、ファイル管理の手間を削減したいと考えている営業担当者の方
- Zoho CRMのAPIを利用した連携のように、手作業による顧客情報の更新を自動化したい方
- 顧客ごとに受信する添付ファイルをZoho CRMで一元管理し、対応漏れを防ぎたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した添付ファイルを自動でZoho CRMに紐付けるため、手作業でのファイル登録や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルのつけ忘れや紐付けミスを防ぎ、Zoho CRMのAPI連携のように正確な顧客データの一元管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理に進むための条件を指定します。
- 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで同じくZoho CRMの「見込み客にファイルを添付」アクションを設定し、検索した見込み客情報にファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローに組み込まれている分岐オペレーションでは、前段の処理で取得した値を変数として活用し、その後の処理を分岐させることが可能です。例えば、Gmailで受信した内容をもとに受信メールにファイルが添付されている場合のみ見込み客を検索しファイル添付の処理に進む、といった条件設定ができます。
■注意事項
- Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「Zoho CRMのリード情報に、メールで受け取った資料やファイルを一つひとつ手動で添付する作業が面倒...」
「この繰り返し作業に追われて、本来集中すべき顧客とのコミュニケーションに時間を十分に割けていない…」
このように、Zoho CRMへのファイル添付作業に手間や時間を取られている方は少なくないかもしれません。
もし、メールで受信したファイルなどを、関連するZoho CRMのリード情報へ自動で添付できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、営業活動などのより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho CRMのリード情報にファイルを添付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoho CRMを連携させ、ファイル管理の手間を削減したいと考えている営業担当者の方
- Zoho CRMのAPIを利用した連携のように、手作業による顧客情報の更新を自動化したい方
- 顧客ごとに受信する添付ファイルをZoho CRMで一元管理し、対応漏れを防ぎたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した添付ファイルを自動でZoho CRMに紐付けるため、手作業でのファイル登録や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルのつけ忘れや紐付けミスを防ぎ、Zoho CRMのAPI連携のように正確な顧客データの一元管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理に進むための条件を指定します。
- 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで同じくZoho CRMの「見込み客にファイルを添付」アクションを設定し、検索した見込み客情報にファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローに組み込まれている分岐オペレーションでは、前段の処理で取得した値を変数として活用し、その後の処理を分岐させることが可能です。例えば、Gmailで受信した内容をもとに受信メールにファイルが添付されている場合のみ見込み客を検索しファイル添付の処理に進む、といった条件設定ができます。
■注意事項
- Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoho CRMを連携させ、ファイル管理の手間を削減したいと考えている営業担当者の方
- Zoho CRMのAPIを利用した連携のように、手作業による顧客情報の更新を自動化したい方
- 顧客ごとに受信する添付ファイルをZoho CRMで一元管理し、対応漏れを防ぎたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した添付ファイルを自動でZoho CRMに紐付けるため、手作業でのファイル登録や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルのつけ忘れや紐付けミスを防ぎ、Zoho CRMのAPI連携のように正確な顧客データの一元管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理に進むための条件を指定します。
- 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで同じくZoho CRMの「見込み客にファイルを添付」アクションを設定し、検索した見込み客情報にファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローに組み込まれている分岐オペレーションでは、前段の処理で取得した値を変数として活用し、その後の処理を分岐させることが可能です。例えば、Gmailで受信した内容をもとに受信メールにファイルが添付されている場合のみ見込み客を検索しファイル添付の処理に進む、といった条件設定ができます。
■注意事項
- Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailからZoho CRMのリードへファイルを自動添付するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のファイルを受信した際に、Zoho CRMのリード情報に自動でファイルを添付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとZoho CRMのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoho CRMを連携させ、ファイル管理の手間を削減したいと考えている営業担当者の方
- Zoho CRMのAPIを利用した連携のように、手作業による顧客情報の更新を自動化したい方
- 顧客ごとに受信する添付ファイルをZoho CRMで一元管理し、対応漏れを防ぎたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した添付ファイルを自動でZoho CRMに紐付けるため、手作業でのファイル登録や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルのつけ忘れや紐付けミスを防ぎ、Zoho CRMのAPI連携のように正確な顧客データの一元管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理に進むための条件を指定します。
- 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで同じくZoho CRMの「見込み客にファイルを添付」アクションを設定し、検索した見込み客情報にファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローに組み込まれている分岐オペレーションでは、前段の処理で取得した値を変数として活用し、その後の処理を分岐させることが可能です。例えば、Gmailで受信した内容をもとに受信メールにファイルが添付されている場合のみ見込み客を検索しファイル添付の処理に進む、といった条件設定ができます。
■注意事項
- Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoho CRMを連携させ、ファイル管理の手間を削減したいと考えている営業担当者の方
- Zoho CRMのAPIを利用した連携のように、手作業による顧客情報の更新を自動化したい方
- 顧客ごとに受信する添付ファイルをZoho CRMで一元管理し、対応漏れを防ぎたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した添付ファイルを自動でZoho CRMに紐付けるため、手作業でのファイル登録や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルのつけ忘れや紐付けミスを防ぎ、Zoho CRMのAPI連携のように正確な顧客データの一元管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理に進むための条件を指定します。
- 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで同じくZoho CRMの「見込み客にファイルを添付」アクションを設定し、検索した見込み客情報にファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローに組み込まれている分岐オペレーションでは、前段の処理で取得した値を変数として活用し、その後の処理を分岐させることが可能です。例えば、Gmailで受信した内容をもとに受信メールにファイルが添付されている場合のみ見込み客を検索しファイル添付の処理に進む、といった条件設定ができます。
■注意事項
- Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとZoho CRMをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Zoho CRMのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoho CRMを連携させ、ファイル管理の手間を削減したいと考えている営業担当者の方
- Zoho CRMのAPIを利用した連携のように、手作業による顧客情報の更新を自動化したい方
- 顧客ごとに受信する添付ファイルをZoho CRMで一元管理し、対応漏れを防ぎたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した添付ファイルを自動でZoho CRMに紐付けるため、手作業でのファイル登録や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルのつけ忘れや紐付けミスを防ぎ、Zoho CRMのAPI連携のように正確な顧客データの一元管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理に進むための条件を指定します。
- 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで同じくZoho CRMの「見込み客にファイルを添付」アクションを設定し、検索した見込み客情報にファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローに組み込まれている分岐オペレーションでは、前段の処理で取得した値を変数として活用し、その後の処理を分岐させることが可能です。例えば、Gmailで受信した内容をもとに受信メールにファイルが添付されている場合のみ見込み客を検索しファイル添付の処理に進む、といった条件設定ができます。
■注意事項
- Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoho CRMを連携させ、ファイル管理の手間を削減したいと考えている営業担当者の方
- Zoho CRMのAPIを利用した連携のように、手作業による顧客情報の更新を自動化したい方
- 顧客ごとに受信する添付ファイルをZoho CRMで一元管理し、対応漏れを防ぎたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した添付ファイルを自動でZoho CRMに紐付けるため、手作業でのファイル登録や転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルのつけ忘れや紐付けミスを防ぎ、Zoho CRMのAPI連携のように正確な顧客データの一元管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理に進むための条件を指定します。
- 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで同じくZoho CRMの「見込み客にファイルを添付」アクションを設定し、検索した見込み客情報にファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローに組み込まれている分岐オペレーションでは、前段の処理で取得した値を変数として活用し、その後の処理を分岐させることが可能です。例えば、Gmailで受信した内容をもとに受信メールにファイルが添付されている場合のみ見込み客を検索しファイル添付の処理に進む、といった条件設定ができます。
■注意事項
- Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
まず、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。タイトルは任意で変更も可能です。
Gmailと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。 ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「キーワード」を設定すると、指定したキーワードに一致するメールのみをトリガー対象とすることができます。
用途に合わせて設定しましょう。今回のテストでは、【資料送付】と設定しました。
ここで連携テストを行うため、テストの準備をします。
実際にZoho CRMに連携したいファイルが添付されたメールを受信する必要があるので、Gmailで実行してみましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト」や「テスト」など）でOKですが、先ほど設定したキーワードを入れて作成してください。
送信が完了したら、Yoomに戻り「テスト」を行います。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示され、Gmailのデータが確認できます。
取得した値はこのあとの設定で使用するデータです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
メールの内容が反映していればOKです。「保存する」を押して次に進みましょう！
ステップ4：分岐の処理
受信したメールに、ファイルが添付されている場合だけ処理を進めるよう、分岐条件を指定していきます。
「コマンドオペレーション」を、クリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
分岐対象の取得した値は、
- オペレーション：「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」
- 取得した値：「添付ファイル1」
になっていることを確認してください。
次に、分岐条件を指定していきます。
受信したメールに、ファイルが添付されている場合にのみ処理を分岐させるため、下記画像のように設定しました。
このように設定することで、添付ファイルが空の場合はフローが止まります。
よって、空ではない場合のみZoho CRMの後続のフローに進む設定となります。
なお、分岐は用途によって様々な設定が可能です。詳しくは下記ページを参考にしてください。
最後に「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Zoho CRMのアクション設定
取得した値を活用し、見込み客から検索する設定を行います。
もし、ステップ3のテストで使用したメールアドレスの見込み客情報が存在しない場合は、あらかじめ作成しておきましょう。
作成する情報はテスト用の値で問題ありません。
「見込み客を検索」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「検索対象項目」は、メールアドレスと入力します。
「値」には、ステップ3で取得したメールの送信相手を下記の画像のように取得した値から設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「Zohoドメイン」は、Zoho CRMのURLから確認し入力しましょう。
設定が完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、見込み客から一致するデータが反映されます。
確認し「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：Zoho CRMへのファイル添付設定
取得した見込み客情報を基に、ファイルを添付する設定をしていきます。
「見込み客にファイルを添付」を、クリックしてください。
再度、Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「見込み客ID」は、取得した値を活用し設定します。
「Zohoドメイン」は、ステップ5で入力したものを再度入力してください。
「ファイルの添付方法」は【取得した値を使用する】、「ファイル」は【添付ファイル1】を設定してください。
この設定で、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
全ての設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また実際、見込み客情報にファイルが添付されるので、Zoho CRMを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
Zoho CRMのAPIを使ったその他の自動化例
Zoho CRMやDropboxのAPIを活用することで、営業活動や顧客管理、ファイル共有といった業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
■概要Zoho CRMで管理している見込み客情報を、どのようにチームへ共有していますか？手作業でのSlack通知は、手間がかかる上に共有漏れや遅延が発生し、営業機会の損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたタイミングをトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動で通知を送ることが可能です。情報共有を円滑にし、迅速な営業活動を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoho CRMとSlackを利用しており、手動での情報連携に手間を感じている営業担当者の方
- 見込み客の情報をチーム内で迅速に共有し、営業機会の損失を防ぎたいと考えているマネージャーの方
- 営業部門の情報共有プロセスを自動化し、業務効率の改善を目指している方
■このテンプレートを使うメリット- Zoho CRMに見込み客情報が追加・更新されると自動でSlackに通知されるため、情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による共有漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実で迅速な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Zoho CRMとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Zoho CRMから取得した情報を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackのオペレーション設定では、通知を送信するチャンネルを任意で設定することが可能です。
- Slackへ送るメッセージ本文は自由に編集できます。Zoho CRMの見込み客情報から会社名や担当者名などの必要な情報を引用し、通知に含めることもできます。
■注意事項- Zoho CRM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Zoho CRMで見込み客が作成・更新されるたびに、手作業でLINE WORKSに通知していませんか？こうした手作業での情報共有は、対応の遅れや通知漏れに繋がり、ビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMでのアクションをトリガーとして、LINE WORKSへ必要な情報を自動で通知できるため、スムーズな情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoho CRMに入力された情報を、チームに迅速に共有したいと考えている営業担当者の方
- LINE WORKSを活用して、営業活動に関する報告や連携を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報共有でのミスや漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Zoho CRMの更新と同時にLINE WORKSへ自動で通知されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 担当者による通知忘れや情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Zoho CRMとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、任意のトークルームにメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- LINE WORKSに通知するメッセージの内容は、任意で設定可能です。Zoho CRMから取得した見込み客の会社名や担当者名、ステータスといった情報を自由に組み合わせて、チームに必要な情報を通知するようにカスタマイズしてください。
■注意事項- Zoho CRM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Zoho CRMで新しい取引先が作成された際、都度Slackで関係者に情報を共有する作業に手間を感じていませんか？迅速な情報共有は不可欠ですが、手作業での通知は対応漏れやタイムラグの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されると、指定のSlackチャンネルへ自動で通知を送ることが可能です。この連携によって情報共有のプロセスが自動化され、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoho CRMで管理する取引先情報を、Slackを使ってチームに共有したい方
- 手作業による情報共有での通知漏れやタイムラグを防ぎ、営業活動を円滑に進めたい方
- Zoho CRMとSlackを連携させ、顧客情報の共有プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Zoho CRMに取引先が新規作成されると自動でSlackへ通知されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮することができます。
- 手作業での通知作成や投稿が不要になることで、共有漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Zoho CRMとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「新しく取引先が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Zoho CRMから取得した情報を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackに通知するメッセージ内容は、Zoho CRMから取得した取引先名、担当者名、URLなどの情報を自由に組み込んで設定できます。通知したい項目を選択し、チームにとって最も分かりやすいフォーマットで情報を共有してください。
■注意事項- Zoho CRM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先を登録するたび、Dropboxに手作業でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダ名の入力ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されたタイミングで、Dropboxに取引先名のフォルダを自動で作成できるため、こうした手間やミスを解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとDropboxで顧客情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとの書類管理を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 営業活動に関わる定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、管理体制を強化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMを選択し、「取引先情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、前段で取得した取引先情報をもとにフォルダを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMから取引先情報を取得する際、どの取引先を対象とするかは、トリガーで取得したIDなどの変数を用いて設定します。
- Dropboxに作成するフォルダの保存先パスやフォルダ名は、固定のテキストやZoho CRMから取得した取引先名などの変数を組み合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- Zoho CRM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMで新しい商談が作成されるたびに、関連資料を保管するためDropboxに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、重要な情報管理の一環でありながら、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMとDropboxをスムーズに連携し、商談作成の情報を元にフォルダ作成を自動化できるため、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとDropboxを利用し、商談ごとのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 商談管理から情報共有までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業による情報管理でのミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMでの商談作成をトリガーに、Dropboxのフォルダが自動で生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな命名ミスや作成漏れを防ぎ、情報管理の品質を均一に保ち、業務の標準化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho CRMの「商談情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応した商談の詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した商談情報を基にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダを作成する場所（パス）を任意で設定してください
- フォルダ名には固定のテキストだけでなく、「商談名」や「取引先名」など、前のステップでZoho CRMから取得した情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Zoho CRM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとZoho CRMを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でZoho CRMに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのZoho CRMへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Zoho CRMで効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をZoho CRMに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をZoho CRMに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にZoho CRMにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にZoho CRMに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・無料セミナーの集客などを行っているマーケティング担当者
2.Zoho CRMを利用して顧客の登録を行っている方
・顧客の情報管理を行う営業担当や営業アシスタント
・関係企業の情報やデータを管理している総務担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
3.手入力の手間を削減し、自動化を考えている方
・業務効率化を目指すスタートアップ企業の経営者
・入力作業を多くこなす事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でZoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
・Zoho CRMに見込み客を自動で登録することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定の登録と同時にZoho CRMに情報が入力されるため、予定開始までに十分な事前準備の時間を確保することが可能となり、質の高いマーケティングや営業を行うことができます。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
■注意事項
・Calendly、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Google スプレッドシートで顧客リストなどを管理しているものの、Zoho CRMへの手入力による二重登録や転記作業に手間を感じていませんか。手作業によるデータ入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Zoho CRMに取引先情報を自動で作成することが可能になり、データ登録に関する業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとZoho CRMを併用して顧客情報を管理している営業担当者の方
- CRMへのデータ入力を自動化し、営業活動の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業によるデータ移行での入力ミスや対応漏れを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でZoho CRMに取引先が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとZoho CRMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho CRMの「取引先を作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報をマッピングします
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたいスプレッドシートやシートを任意で設定してください
- Zoho CRMで取引先を作成するオペレーションでは、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、取引先名などの各フィールドへ自由にマッピングしてください
■注意事項・Google スプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要
Wixで管理しているWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、都度Zoho CRMを確認して手動でタスクを作成するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wixのフォームが送信されたタイミングで、自動的にZoho CRMに担当者へのタスクを追加できます。これにより、顧客への迅速な対応とタスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixのフォームからの問い合わせ対応を、Zoho CRMで管理している方
- 手作業でのタスク作成に時間がかかり、対応漏れなどのミスを防ぎたい方
- リード獲得から営業活動への連携をスムーズにし、機会損失を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォーム送信をトリガーにZoho CRMへ自動でタスクが作成されるため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮し、より迅速な顧客対応が可能になります。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、入力情報の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の品質を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォームが送信されたことを検知してフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。トリガーで取得したフォームの情報を紐付けて、タスクの内容を自動で入力するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMでタスクを作成する際に、タスクの件名や期限などを固定の値として設定することが可能です。例えば、件名に「【Wixフォームより】新規問い合わせ」といった定型文を設定できます。
- Wixのフォームで取得した氏名や問い合わせ内容といった情報を、Zoho CRMで作成するタスクの詳細や担当者欄に動的にマッピングできます。これにより、フォームの内容に応じたタスクが自動で生成されます。
■注意事項
- WixとZoho CRMをYoomと連携してください。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の情報を、一つひとつ手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Googleフォームにアップロードされた名刺画像をAI-OCRが自動で読み取り、その情報をZoho CRMに見込み客として登録します。これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、コア業務である営業活動に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoho CRMを活用し、名刺情報の管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業でのデータ入力に手間を感じており、入力ミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- 獲得したリード情報を迅速にCRMへ反映し、営業活動のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの送信を起点に名刺情報の読み取りからZoho CRMへの登録までが自動化されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業での転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Zoho CRMをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された名刺画像ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、抽出した情報を各項目に紐づけて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、名刺から読み取りたい項目（会社名、部署、役職、氏名、電話番号など）を任意で設定できます。
- Zoho CRMの「見込み客を作成」アクションでは、AI-OCRで読み取ったどの情報をZoho CRMのどのフィールドに登録するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- Zoho CRMとSlackを利用しており、手動での情報連携に手間を感じている営業担当者の方
- 見込み客の情報をチーム内で迅速に共有し、営業機会の損失を防ぎたいと考えているマネージャーの方
- 営業部門の情報共有プロセスを自動化し、業務効率の改善を目指している方
- Zoho CRMに見込み客情報が追加・更新されると自動でSlackに通知されるため、情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による共有漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実で迅速な情報伝達を実現します。
- はじめに、Zoho CRMとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Zoho CRMから取得した情報を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのオペレーション設定では、通知を送信するチャンネルを任意で設定することが可能です。
- Slackへ送るメッセージ本文は自由に編集できます。Zoho CRMの見込み客情報から会社名や担当者名などの必要な情報を引用し、通知に含めることもできます。
- Zoho CRM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoho CRMに入力された情報を、チームに迅速に共有したいと考えている営業担当者の方
- LINE WORKSを活用して、営業活動に関する報告や連携を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報共有でのミスや漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいマネージャーの方
- Zoho CRMの更新と同時にLINE WORKSへ自動で通知されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 担当者による通知忘れや情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、Zoho CRMとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、任意のトークルームにメッセージを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE WORKSに通知するメッセージの内容は、任意で設定可能です。Zoho CRMから取得した見込み客の会社名や担当者名、ステータスといった情報を自由に組み合わせて、チームに必要な情報を通知するようにカスタマイズしてください。
- Zoho CRM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoho CRMで管理する取引先情報を、Slackを使ってチームに共有したい方
- 手作業による情報共有での通知漏れやタイムラグを防ぎ、営業活動を円滑に進めたい方
- Zoho CRMとSlackを連携させ、顧客情報の共有プロセスを自動化したいと考えている方
- Zoho CRMに取引先が新規作成されると自動でSlackへ通知されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮することができます。
- 手作業での通知作成や投稿が不要になることで、共有漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Zoho CRMとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「新しく取引先が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Zoho CRMから取得した情報を通知するように設定します。
- Slackに通知するメッセージ内容は、Zoho CRMから取得した取引先名、担当者名、URLなどの情報を自由に組み込んで設定できます。通知したい項目を選択し、チームにとって最も分かりやすいフォーマットで情報を共有してください。
- Zoho CRM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Zoho CRMに新しい取引先を登録するたび、Dropboxに手作業でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダ名の入力ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されたタイミングで、Dropboxに取引先名のフォルダを自動で作成できるため、こうした手間やミスを解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとDropboxで顧客情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとの書類管理を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 営業活動に関わる定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、管理体制を強化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMを選択し、「取引先情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、前段で取得した取引先情報をもとにフォルダを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMから取引先情報を取得する際、どの取引先を対象とするかは、トリガーで取得したIDなどの変数を用いて設定します。
- Dropboxに作成するフォルダの保存先パスやフォルダ名は、固定のテキストやZoho CRMから取得した取引先名などの変数を組み合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- Zoho CRM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMで新しい商談が作成されるたびに、関連資料を保管するためDropboxに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、重要な情報管理の一環でありながら、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMとDropboxをスムーズに連携し、商談作成の情報を元にフォルダ作成を自動化できるため、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとDropboxを利用し、商談ごとのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 商談管理から情報共有までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業による情報管理でのミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMでの商談作成をトリガーに、Dropboxのフォルダが自動で生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな命名ミスや作成漏れを防ぎ、情報管理の品質を均一に保ち、業務の標準化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho CRMの「商談情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応した商談の詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した商談情報を基にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダを作成する場所（パス）を任意で設定してください
- フォルダ名には固定のテキストだけでなく、「商談名」や「取引先名」など、前のステップでZoho CRMから取得した情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Zoho CRM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとZoho CRMを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でZoho CRMに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのZoho CRMへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Zoho CRMで効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をZoho CRMに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をZoho CRMに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にZoho CRMにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にZoho CRMに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・無料セミナーの集客などを行っているマーケティング担当者
2.Zoho CRMを利用して顧客の登録を行っている方
・顧客の情報管理を行う営業担当や営業アシスタント
・関係企業の情報やデータを管理している総務担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
3.手入力の手間を削減し、自動化を考えている方
・業務効率化を目指すスタートアップ企業の経営者
・入力作業を多くこなす事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でZoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
・Zoho CRMに見込み客を自動で登録することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定の登録と同時にZoho CRMに情報が入力されるため、予定開始までに十分な事前準備の時間を確保することが可能となり、質の高いマーケティングや営業を行うことができます。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
■注意事項
・Calendly、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートとZoho CRMを併用して顧客情報を管理している営業担当者の方
- CRMへのデータ入力を自動化し、営業活動の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業によるデータ移行での入力ミスや対応漏れを未然に防ぎたいと考えている方
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でZoho CRMに取引先が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとZoho CRMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho CRMの「取引先を作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報をマッピングします
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたいスプレッドシートやシートを任意で設定してください
- Zoho CRMで取引先を作成するオペレーションでは、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、取引先名などの各フィールドへ自由にマッピングしてください
■概要
Wixで管理しているWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、都度Zoho CRMを確認して手動でタスクを作成するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wixのフォームが送信されたタイミングで、自動的にZoho CRMに担当者へのタスクを追加できます。これにより、顧客への迅速な対応とタスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixのフォームからの問い合わせ対応を、Zoho CRMで管理している方
- 手作業でのタスク作成に時間がかかり、対応漏れなどのミスを防ぎたい方
- リード獲得から営業活動への連携をスムーズにし、機会損失を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォーム送信をトリガーにZoho CRMへ自動でタスクが作成されるため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮し、より迅速な顧客対応が可能になります。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、入力情報の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の品質を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォームが送信されたことを検知してフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。トリガーで取得したフォームの情報を紐付けて、タスクの内容を自動で入力するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMでタスクを作成する際に、タスクの件名や期限などを固定の値として設定することが可能です。例えば、件名に「【Wixフォームより】新規問い合わせ」といった定型文を設定できます。
- Wixのフォームで取得した氏名や問い合わせ内容といった情報を、Zoho CRMで作成するタスクの詳細や担当者欄に動的にマッピングできます。これにより、フォームの内容に応じたタスクが自動で生成されます。
■注意事項
- WixとZoho CRMをYoomと連携してください。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の情報を、一つひとつ手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Googleフォームにアップロードされた名刺画像をAI-OCRが自動で読み取り、その情報をZoho CRMに見込み客として登録します。これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、コア業務である営業活動に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoho CRMを活用し、名刺情報の管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業でのデータ入力に手間を感じており、入力ミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- 獲得したリード情報を迅速にCRMへ反映し、営業活動のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの送信を起点に名刺情報の読み取りからZoho CRMへの登録までが自動化されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業での転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Zoho CRMをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された名刺画像ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、抽出した情報を各項目に紐づけて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、名刺から読み取りたい項目（会社名、部署、役職、氏名、電話番号など）を任意で設定できます。
- Zoho CRMの「見込み客を作成」アクションでは、AI-OCRで読み取ったどの情報をZoho CRMのどのフィールドに登録するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
まとめ
Zoho CRMへのファイル添付作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールからの資料転記といった手間を削減し、添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、リードに関するすべての情報がZoho CRMに集約され、営業担当者はより迅速かつ的確なアプローチが可能となります。本来注力すべき商談活動に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Gmail以外のメールツールでも可能？
A：使用可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、現在使用しているメールツールとも連携できます。
基本的なフローボットの作成方法はこちらからご確認いただけます。
Q：添付できるファイル容量に上限は？
A：アプリの種類にもよりますが、まずはアプリ側の仕様に依存します。
アプリ側がファイル容量を10MBしか許容してなければ、それ以上の容量はエラーとなります。ファイル数も同様となります。
そのうえで、該当のアプリの許容量よりYoomのファイル容量の上限が低かった場合は、Yoomの仕様が適用されます。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：該当するリードが見つからない場合は？
A：該当するリードが存在しない場合は、エラーが発生します。
事前にリード情報をご登録いただくか、Yoomでは受信したメールを基に自動でリードを作成するフローもご用意しておりますので、ぜひご活用ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
