Gmailで添付ファイルを受信したら、Zoho CRMの見込み客に紐づける

■概要

日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとZoho CRMを連携させ、ファイル管理の手間を削減したいと考えている営業担当者の方
• Zoho CRMのAPIを利用した連携のように、手作業による顧客情報の更新を自動化したい方
• 顧客ごとに受信する添付ファイルをZoho CRMで一元管理し、対応漏れを防ぎたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した添付ファイルを自動でZoho CRMに紐付けるため、手作業でのファイル登録や転記にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による添付ファイルのつけ忘れや紐付けミスを防ぎ、Zoho CRMのAPI連携のように正確な顧客データの一元管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、後続の処理に進むための条件を指定します。
4. 次に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を検索」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションで同じくZoho CRMの「見込み客にファイルを添付」アクションを設定し、検索した見込み客情報にファイルを紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローに組み込まれている分岐オペレーションでは、前段の処理で取得した値を変数として活用し、その後の処理を分岐させることが可能です。例えば、Gmailで受信した内容をもとに受信メールにファイルが添付されている場合のみ見込み客を検索しファイル添付の処理に進む、といった条件設定ができます。

■注意事項

• Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。