■概要
展示会や商談で交換した名刺の情報を、一つひとつ手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Googleフォームにアップロードされた名刺画像をAI-OCRが自動で読み取り、その情報をZoho CRMに見込み客として登録します。これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、コア業務である営業活動に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoho CRMを活用し、名刺情報の管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業でのデータ入力に手間を感じており、入力ミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- 獲得したリード情報を迅速にCRMへ反映し、営業活動のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの送信を起点に名刺情報の読み取りからZoho CRMへの登録までが自動化されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業での転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Zoho CRMをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された名刺画像ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、抽出した情報を各項目に紐づけて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、名刺から読み取りたい項目（会社名、部署、役職、氏名、電話番号など）を任意で設定できます。
- Zoho CRMの「見込み客を作成」アクションでは、AI-OCRで読み取ったどの情報をZoho CRMのどのフィールドに登録するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
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