■概要
Zoomでミーティングを設定した後、手動でOutlookのカレンダーに予定を登録する作業に手間を感じたり、登録を忘れてしまったりした経験はないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されています。Zoomで新しいミーティングが作成されると、その情報が自動でOutlookの自身のカレンダーにイベントとして登録されるため、Zoomに関連する業務の自動化を促進し、スケジュール管理をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティング設定後、Outlookへの予定登録を手作業で行っている方
- ミーティングの予定登録漏れを防ぎ、スケジュール管理を効率化したいと考えている方
- Zoomを活用した業務の自動化を推進し、定型作業を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングを作成するだけでOutlookへ自動でイベント登録されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になることで、予定の登録漏れや日時の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの「計算処理」を活用し、Zoomから取得したミーティングの情報をもとに予定終了日時を割り出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、前のステップで整えた情報を連携します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定において、特定のホストIDを持つユーザーがミーティングを作成した場合にのみフローを起動するように、任意のホストIDを設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。