Zoho Mailで申込メールを受信したら、Zoomでウェビナーに登録者を追加する

■概要

ウェビナーの開催は効果的なマーケティング手法ですが、申し込みがあるたびに手動でZoomに登録者を追加する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に件数が増えると、入力ミスや登録漏れのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで申込メールを受信した際に、自動でZoomウェビナーへ登録者を追加する業務の自動化を実現し、こうした課題をスムーズに解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho MailとZoomを活用し、手作業でウェビナーの申込管理を行っている方
• ウェビナー申込時の登録作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
• ウェビナーの自動化を推進し、より効率的なウェビナー運営を実現したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailでの申込受付からZoomへの登録までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、ウェビナーの自動化を通じて入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定して、申込メールを検知します。
3. 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメール本文から申込者の氏名やメールアドレスなどの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとに自動で登録者を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDや、フローボットを起動するきっかけとなるメールの件名・本文に含まれる「特定のワード」を任意で設定してください。
• Zoomのオペレーション設定では、登録者を追加したい任意のZoomアカウントのメールアドレスや、対象となるウェビナーのIDをそれぞれ設定してください。

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■注意事項

• Zoom、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。