Notionデータベースの情報でGoogleドキュメントで見積書を作成し、メールを送信する
Notionデータベースの情報でGoogleドキュメントで見積書を作成し、メールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
Notionのデータベースで案件管理を行っているものの、見積書を作成する際はGoogleドキュメントに手作業で情報を転記し、手動でメールを送付する、といった作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Notionで特定のページを選択するだけで、データベースの情報をもとにGoogleドキュメントで見積書を自動で作成し、指定の宛先へメールで送信する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogleドキュメントを活用して、見積書の作成や送付を行っている営業担当者の方
- 手作業による見積書作成業務での、転記ミスや送付漏れなどの課題を解消したいと考えている方
- 見積書作成から送付までの一連の業務フローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionで管理している情報を基に見積書作成からメール送信までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記や宛先の設定が不要になるため、入力ミスや送付間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページIDを元に詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの書類発行機能で、あらかじめ用意したGoogleドキュメントのテンプレートとNotionの情報を紐付けて、見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を設定し、発行した書類を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでレコードを検索する項目は、固定値だけでなく前段のフローで取得した情報を変数として任意に設定できます。
- 書類発行機能では、ご利用のGoogleドキュメントを見積書の雛形として任意に設定でき、書類内の各項目には固定値や前段階で取得した情報を変数として設定することが可能です。
- メール機能では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。前段のフローで取得した情報を変数として活用し、顧客ごとに最適化された内容のメールを送信することも可能です。
■注意事項
- Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
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