■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、その内容を楽楽販売へ手作業で転記・更新する業務に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングをトリガーに、楽楽販売のレコードを自動で更新できるため、こうした課題を解消し、契約管理業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインと楽楽販売を併用し、契約情報の転記作業に手間を感じている方
- 手作業による情報更新での入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
- 契約締結から販売管理までの一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約完了後、自動で楽楽販売のレコードが更新されるため、これまで手作業で行っていた情報更新の時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインと楽楽販売をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- オペレーションで、GMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定します
- 続けて、GMOサインの「文書詳細情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の詳細情報を取得します
- 最後に、楽楽販売の「レコードを更新する」アクションを設定し、GMOサインから取得した情報をもとに該当レコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの各アクション設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください
- 楽楽販売でレコードを更新するアクションでは、GMOサインから取得した契約者名や契約日などの値を、楽楽販売のどの項目に反映させるか任意で設定できます
■注意事項
- GMOサイン、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
- 楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
