Hubspotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を作成する

■概要

HubSpotで管理している取引情報をもとに一件ずつ手作業で契約書を作成する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotの画面からワンクリックでGoogleドキュメントの契約書が自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで取引管理を行い、契約書作成に手間を感じている営業担当者の方
• Googleドキュメントで契約書を作成しており、転記ミスをなくしたい法務・営業事務の方
• 営業プロセスの効率化や自動化を通じて、チーム全体の生産性を向上させたい責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotの取引情報をもとに契約書が自動作成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮し、業務の迅速化に繋がります。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、金額や社名などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーの「Chrome拡張機能」を設定し、HubSpotの取引ページ上でフローボットを起動できるようにします。
3. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「契約書を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したHubSpotの取引情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「契約書を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた契約書の雛形ファイルを指定することが可能です。
• これにより、自社で定めているフォーマットに合わせて、任意のレイアウトで契約書を自動で作成できます。

‍■注意事項‍

• HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携してください。
• Chrome拡張を活用したトリガー設定については以下をご確認ください

https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921-chrome%E6%8B%A1%E5%BC%B5%E6%A9%9F%E8%83%BD%E3%82%92%E4%BD%BF%E3%81%A3%E3%81%9F%E3%83%88%E3%83%AA%E3%82%AC%E3%83%BC%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E6%96%B9%E6%B3%95‍