クラウドサービスの請求書を取得しMicrosoft SharePointにアップロードする

■概要

毎月発生するクラウドサービスの請求書処理、手作業でのダウンロードやアップロードに手間を感じていませんか。複数のサービスを利用していると、作業が煩雑になり保管漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、RPAが自動で請求書を取得しMicrosoft SharePointへアップロードするため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 複数のクラウドサービスの請求書を手作業で取得し、管理している経理担当者の方
• Microsoft SharePointを利用して、書類の一元管理を行っている情報システム部門の方
• 請求書処理のような定型業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 各サービスサイトへのログインや請求書のダウンロード、アップロードといった一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業による請求書の取得漏れや、Microsoft SharePointへのアップロードミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な書類管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、請求書取得に必要な情報を入力するフォームを作成します。
3. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、各クラウドサービスのサイトから請求書をダウンロードする操作を設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を選択し、ダウンロードした請求書ファイルを指定のフォルダへアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで作成する入力項目は、取得したいサービス名や対象年月など、ご利用の環境に合わせて任意で設定することが可能です。
• RPA機能で設定する各サービスサイトへのログイン情報や操作対象、Microsoft SharePointへのアップロード先フォルダは、実際の運用に合わせて変更してください。

■注意事項

• Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• なお、このフローはご利用されているクラウドサービスによっては実現できない可能性もあるため、ご了承ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。