Microsoft SharePointの新規ファイルをもとに、関連ワードをGoogle 検索して通知する

■概要

Microsoft SharePointに保存したファイルの内容をもとに、関連情報を手動で調べていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが追加されると、ファイル内のテキストをOCR機能で読み取り、その内容をもとにGoogle 検索を自動で実行します。ファイル管理と情報収集を連携させることで、これまで手作業で行っていたリサーチ業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointを活用して、情報やドキュメントを管理している方
• Microsoft SharePointに保存したファイルをもとに、Google 検索で頻繁に情報収集を行う方
• 手作業によるリサーチ業務に手間を感じており、自動化によって効率を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointへのファイルアップロードを起点に、情報収集から通知までが自動化され、リサーチ業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による検索キーワードの入力ミスや確認漏れなどを防ぎ、常に一定の品質で関連情報を収集することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGoogle 検索をYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを読み取ります
6. 次に、オペレーションでGoogle 検索の「検索結果を取得」アクションを設定し、読み取ったテキストをもとに検索を実行します
7. 最後に、オペレーションでYoomのメール送信機能を設定し、取得した検索結果を指定のアドレスに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意で設定してください。
• OCR機能では、対象ファイルから検索や通知に使用したいテキストの抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。
• Google 検索のアクションでは、任意の検索エンジンIDおよび検索クエリ（検索キーワード）を設定できます。
• メールの通知先は任意のアドレスに設定でき、件名や本文は固定値のほか、前のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。