■概要
Microsoft SharePointに重要なファイルをアップロードした際、関係者への通知が遅れたり、連絡を忘れてしまったりすることはないでしょうか。都度Slackで手動で連絡する作業は手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル作成をきっかけに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、SlackとMicrosoft SharePointをスムーズに連携させ、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとSlackを利用し、ファイル共有に関する通知を手作業で行っている方
- チームや部署間での情報共有をより確実に行いたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- SlackでMicrosoft SharePointの更新を見逃さず、業務の効率化を目指すすべてのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル作成をトリガーに自動で通知が送信されるため、これまで手動での連絡作業にかかっていた時間を削減できます。
- Slackへの自動通知により、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定することが可能です。
- 分岐機能では、ファイル名や作成日時など、トリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知は、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、本文にファイル名やURLといった変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
