SlackでメンションされたキーワードでMicrosoft SharePointを一括検索し、結果をGoogle スレッドシートに追加する
SlackでメンションされたキーワードでMicrosoft SharePointを一括検索し、結果をGoogle スレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft SharePoint
と
Google スプレッドシート
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
Microsoft SharePointに保存されている大量のフォルダやファイルの中から、特定の情報を検索する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、SlackでメンションされたキーワードをもとにMicrosoft SharePoint内を自動で横断検索し、結果をGoogle スプレッドシートに集約できます。これにより、これまで手作業で行っていたファイル検索業務を効率化し、依頼への対応速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointに保管された大量のフォルダやファイル検索に手間を感じている方
- Slackでの依頼をきっかけに、Microsoft SharePointでファイルを探すことが多い方
- 様々なメンバーからのファイル検索依頼を自動化し、対応業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackでのメンションを起点に検索から結果の記録までが自動で実行されるため、手作業での検索や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 検索結果が自動でGoogle スプレッドシートに集約されるため、情報の一元管理が可能になり、確認や共有がスムーズになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「チャンネルでメンションされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションのAI機能で「テキスト抽出」を設定し、Slackのメンション内容から検索キーワードを抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、抽出したキーワードで検索を実行します。
- 検索結果が複数ある場合に備え、繰り返し機能で後続の処理をファイルごとに行うよう設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、検索結果の情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローを起動させたいチャンネルやメンション先のユーザーIDを任意で設定してください。
- AI機能でテキストを抽出する際の指示（プロンプト）は、メンションの形式などに合わせて任意の内容で設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加情報は、Microsoft SharePointの検索結果（ファイル名やURLなど）やSlackの情報（依頼者のユーザーIDなど）、抽出テキストといった前段で取得したデータを使用して自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Slack、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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