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SlackでメンションされたキーワードでMicrosoft SharePointを一括検索し、結果をGoogle スレッドシートに追加する
Google スプレッドシート Microsoft SharePoint Slack

SlackでメンションされたキーワードでMicrosoft SharePointを一括検索し、結果をGoogle スレッドシートに追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
Microsoft SharePoint
Slack
を自動連携できます。
■概要
Microsoft SharePointに保存されている大量のフォルダやファイルの中から、特定の情報を検索する作業に手間を感じていませんか? このワークフローを活用すれば、SlackでメンションされたキーワードをもとにMicrosoft SharePoint内を自動で横断検索し、結果をGoogle スプレッドシートに集約できます。これにより、これまで手作業で行っていたファイル検索業務を効率化し、依頼への対応速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
  • Microsoft SharePointに保管された大量のフォルダやファイル検索に手間を感じている方
  • Slackでの依頼をきっかけに、Microsoft SharePointでファイルを探すことが多い方
  • 様々なメンバーからのファイル検索依頼を自動化し、対応業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
  • Slackでのメンションを起点に検索から結果の記録までが自動で実行されるため、手作業での検索や転記に費やしていた時間を短縮できます。
  • 検索結果が自動でGoogle スプレッドシートに集約されるため、情報の一元管理が可能になり、確認や共有がスムーズになります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、Slack、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「チャンネルでメンションされたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションのAI機能で「テキスト抽出」を設定し、Slackのメンション内容から検索キーワードを抽出します。
  4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、抽出したキーワードで検索を実行します。
  5. 検索結果が複数ある場合に備え、繰り返し機能で後続の処理をファイルごとに行うよう設定します。
  6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、検索結果の情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Slackのトリガー設定では、フローを起動させたいチャンネルやメンション先のユーザーIDを任意で設定してください。
  • AI機能でテキストを抽出する際の指示(プロンプト)は、メンションの形式などに合わせて任意の内容で設定できます。
  • Google スプレッドシートへの追加情報は、Microsoft SharePointの検索結果(ファイル名やURLなど)やSlackの情報(依頼者のユーザーIDなど)、抽出テキストといった前段で取得したデータを使用して自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
  • Slack、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
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受信したメールをGoogleスプレッドシートに自動で転記することで、メール整理・確認による時間を減らすことができます。日々の業務でメールのやり取りが多い方や、メールを主要な連絡手段として利用している方であれば、業務効率化に繋がります。
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Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。

Apolloで新規コンタクトが作成されるとSlackチャンネルへ自動通知するワークフローです。手動転記の手間や連絡の遅延・漏れを抑え、営業チームの情報共有をスムーズかつ迅速にし、属人化も防げます。

Apolloのコンタクト更新を検知しSlackに自動通知するフローです。手動転記の手間と共有遅延を減らし、営業チームの機会損失を防いで迅速な情報連携を実現します。
使用しているアプリについて
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YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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YoomではSharePointのAPIとノーコードで連携し、SharePointに関する様々な業務を自動化できます。例えば、SharePoint内にフォルダを作成し、そのフォルダへ任意のファイルを自動的にアップロードしたり、SharePoint内のファイルを自由に複製することが可能です。メールで受信した添付ファイルを自動的にSharePointへ格納したり、CRMと連携して顧客毎のフォルダをSharePoint内に自動的に作成するなど、様々なユースケースでご利用いただけます。
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@pocketで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。担当者はフォルダ作成の手間から解放されて、顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中できます。

フォームの回答をもともにSharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Slackに通知するフローです。‍

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YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー&ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。

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Apolloのコンタクト更新を検知しSlackに自動通知するフローです。手動転記の手間と共有遅延を減らし、営業チームの機会損失を防いで迅速な情報連携を実現します。
テンプレート
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類似アプリ
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    行が追加されたら
    行が更新されたら
    リストにアイテムが追加・更新されたら
    サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら
    サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら
    ファイルがチャンネルに投稿されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)
    メッセージにスタンプが押されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
    Slackアプリがメンションされたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー指定)
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら(正規表現で指定)
    新しいチャンネルが作成されたら(Webhook)
    メッセージがスレッドに投稿されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー&グループ指定)
    メッセージのスタンプが削除されたら(Webhook)
フローボットオペレーション
    セルに値を入力
    値を取得する
    値を削除する
    新しいスプレッドシートを作成する
    シート(タブ)をコピーする
    新しいシート(タブ)を追加する
    シート(タブ)を削除する
    値を置換する
    シート名を更新する
    行を削除する
    スプレッドシートの情報を取得
    シート名を取得する
    数式を繰り返す
    範囲に値を入力
    セルに画像を埋め込む
    特定の列でソート
    シートを非表示にする
    指定のセルにメモを追加する
    列を追加する
    列を削除する
    複数列に値を入力
    ファイルをアップロード
    フォルダを作成
    フォルダ・ファイルを検索
    ファイルを複製
    ドキュメントのカスタム列に情報を登録
    特定のアイテム情報を取得
    ファイルをダウンロード
    ドライブ直下にフォルダを作成
    特定のリストの情報を取得
    指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得(全期間)
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    ファイルを別のフォルダに移動
    リストにアイテムを追加する
    リストのアイテムを更新する
    リストのアイテムを更新する(複数選択肢)
    特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得
    指定リストの初回デルタリンクを取得する
    リストアイテムの更新差分を取得する
    フォルダ・ファイルを検索(次ページ用)
    チャンネルにメッセージを送る
    ダイレクトメッセージを送る
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    チャンネルを作成
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フローボットトリガー
    行が追加されたら
    行が更新されたら
フローボットオペレーション
    セルに値を入力
    値を取得する
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    新しいスプレッドシートを作成する
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    新しいシート(タブ)を追加する
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フローボットトリガー
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フローボットトリガー
    メッセージがチャンネルに投稿されたら
    ファイルがチャンネルに投稿されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)
    メッセージにスタンプが押されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
    Slackアプリがメンションされたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー指定)
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら(正規表現で指定)
    新しいチャンネルが作成されたら(Webhook)
    メッセージがスレッドに投稿されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー&グループ指定)
    メッセージのスタンプが削除されたら(Webhook)
フローボットオペレーション
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