クラウドサービスの請求書を取得しOneDriveにアップロードする

■概要

毎月発生する複数のクラウドサービスの請求書ダウンロードを、手作業で行っていませんか。各サービスにログインし、請求書を探してダウンロード、そして指定のフォルダに保存するという一連の作業は、件数が増えるほど手間がかかり、抜け漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに必要な情報を入力するだけでRPAが自動で請求書を取得し、OneDriveへアップロードするため、これらの定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 複数のクラウドサービスの請求書を手作業で取得・管理している経理や総務担当者の方
• 毎月の請求書処理に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていないチームリーダーの方
• 請求書の取得漏れや管理ミスを防ぎ、経理業務を標準化したいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 各クラウドサービスへのログインから請求書のダウンロードまでの一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による請求書のダウンロード忘れや、保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ファイルの保存先となるOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、請求書取得の指示を出すための入力フォームを作成します。
3. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報をもとに各クラウドサービスにログインして請求書をダウンロードする操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAでダウンロードした請求書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで作成する入力フォームの項目は、請求書を取得したいサービス名や対象年月など、業務内容に応じて自由にカスタマイズしてください。
• RPA機能で設定するブラウザ操作は、対象とするクラウドサービスの画面構成に合わせて、ログイン手順やダウンロード操作などを個別に調整する必要があります。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダを任意で指定できます。取得年月に応じてフォルダを自動で振り分けるといった設定も可能です。

■注意事項

• OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• なお、このフローはご利用されているクラウドサービスによっては実現できない可能性もあるため、ご了承ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。