DiscordでODTファイルを受信したら、RPAでWordファイルに変換してOneDriveに格納する

■概要

日々の業務で受け取るODTファイルを、都度Word形式に変換して保存する作業に手間を感じていませんか。特に、Discordで受信したファイルを一つひとつ手作業で変換し、OneDriveへ格納する定型業務は、時間もかかり非効率的です。このワークフローを活用すれば、Discordへのファイル投稿をトリガーに、odtからwordへのファイル変換とOneDriveへの格納までを自動化し、こうしたファイル形式の変換に伴う煩雑な作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Discordで受け取ったODTファイルをWordに手動で変換し、管理している方
• odtからwordへのファイル変換作業における、操作ミスや格納漏れをなくしたい方
• DiscordとOneDriveを連携させ、ファイル管理業務そのものを自動化・効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Discordにファイルが投稿されると、odtからwordへの変換、OneDriveへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• ファイル形式の変換やアップロードといった一連の作業を自動化することで、人的な操作ミスや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDiscordを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、投稿されたファイルがODTファイルの場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. Discordの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションで、対象のファイルをダウンロードします。
5. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、ファイル名を任意のルールで整形します。
6. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換サービスなどを操作し、ODTファイルをWord形式に変換します。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・整形したWordファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordのトリガー設定では、監視対象としたいチャンネルのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイルの拡張子など前段で取得した情報をもとに、後続の処理を起動させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能は、実際に操作するファイル変換サイトのURLやクリック、入力といった操作手順など、ユーザーの環境に合わせて柔軟に設定することが可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを任意のコンテンツIDに設定できます。

■ 注意事項

• DiscordとOneDriveのそれぞれをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があります。一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691