DropboxでDOCファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してOneDriveに格納する

■概要

Dropboxに保存されたWord形式（DOCファイル）の書類を、都度手作業でPDFに変換して管理することに手間を感じていませんか。この単純な繰り返し作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪う一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにDOCファイルが追加されるだけで、RPAがPDFへの変換を自動で実行し、指定のOneDriveフォルダへ格納します。手作業によるDOCからPDFへの変換プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとOneDriveを跨いで書類を管理しており、手作業でのファイル変換に課題を感じている方
• 定型的な変換作業を自動化し、ノンコア業務の時間を削減したいと考えている方
• ファイル形式の変換作業における、ファイル名の付け間違いや保存場所のミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加を起点に、DOCからPDFへの変換とOneDriveへの格納までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 手動でのファイル変換に伴う、保存忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式（例：.doc、.docx）の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を活用し、OneDriveに保存するためのファイル名を整えます。
6. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルをPDFに変換する操作を記録し、自動化します。
7. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、処理の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定できます。
• 分岐機能では、ファイルの拡張子やファイル名など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続処理の実行条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
• PDFへの変換を行うRPA機能は、ユーザーが利用している変換ツールや環境に合わせて、操作内容を柔軟に設定できます。
• OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先となるドライブIDやフォルダのアイテムID、保存するファイル名などを任意で設定できます。

■注意事項

• Dropbox、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691