コラボフローで申請が承認されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新する

■概要

コラボフローで従業員の役職変更や部署異動の申請が承認された後、Google Workspaceの従業員情報を手作業で更新していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用することで、コラボフローでの承認をきっかけに、Google Workspaceの従業員情報を自動で更新し、手作業による手間やヒューマンエラーを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとGoogle Workspaceを利用し、従業員情報を手動で更新している方
• 従業員情報の更新漏れや転記ミスを防ぎ、データの正確性を高めたい管理者の方
• 人事関連の申請・承認フローを自動化し、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認後、Google Workspaceの情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーをきっかけに取得した申請IDをもとに、申請内容の詳細を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザー情報を更新」アクションを設定し、取得した申請内容をもとに従業員情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• コラボフローの「申請内容の詳細を取得」オペレーションでは、ご利用の環境に合わせてインスタンス名やアプリケーションコードなどを任意で設定してください。
• Google Workspaceの「ユーザー情報を更新」オペレーションでは、更新したい項目に対して、固定値や前段のコラボフローで取得した情報を変数として設定できます。

‍■注意事項

• コラボフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。