■概要
Discordで新しいユーザーの参加連絡を受け取ったものの、Google Workspaceへのアカウント追加は手作業で行っており、手間と時間がかかると感じていませんか？
また、手作業による情報入力ミスも気になるところです。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定のチャンネルにメッセージが送信されると、自動でGoogle Workspaceにユーザーが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DiscordとGoogle Workspaceを利用し、ユーザーアカウント発行を手作業で行っている方
- コミュニティ運営などで、新規参加者のGoogle Workspaceアカウント作成を効率化したい方
- 情報システム部門で、定型的なアカウント発行業務の負担を軽減し、他の業務に集中したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへのメッセージ送信を起点にGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
- 手作業によるユーザー情報の転記ミスや、アカウント作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。この際、特定のメッセージ形式やキーワードを条件にすることも可能です。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、Discordのメッセージからユーザー名やメールアドレスといった必要な情報を「テキストからデータを抽出する」アクションで取り出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、抽出した情報を用いてGoogle Workspaceに新しいユーザーアカウントを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください。特定のキーワードを含むメッセージのみをトリガーとすることも可能です。
- データ抽出機能の設定では、Discordのメッセージから正確に情報を抽出するために、抽出する文字数に応じた変換タイプ、対象となるテキスト（メッセージ本文など）、抽出したい項目（氏名、メールアドレスなど）、そして抽出の指示内容を任意で設定してください。
- Google Workspaceで新規ユーザーを追加するアクションを設定する際に、追加するユーザーの氏名、デフォルトのパスワード、初回ログイン時にパスワードを変更してもらうか否かなど、組織のポリシーに合わせて各項目を任意で設定してください。
■注意事項
- Discord、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
