Airtableにレコードが追加されたら、Google Workspaceにユーザーを追加する

■概要

Airtableで管理しているメンバー情報を、Google Workspaceへ手作業で登録していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、`googleworkspace api`を利用した連携をノーコードで実現し、Airtableにレコードが追加されるだけでGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動で完了します。アカウント発行業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境作りを支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AirtableとGoogle Workspaceで従業員情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
• googleworkspace apiの開発経験なしで、アカウント発行の自動化を実現したい方
• 手作業によるアカウント発行のミスや抜け漏れを防ぎ、業務品質を向上させたい管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableへのレコード追加を起点にユーザー作成が自動で行われるため、これまで手作業でのアカウント発行に費やしていた時間を短縮できます。
• googleworkspace api連携による自動処理で、情報転記の際の入力間違いやアカウントの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、対象のベースとテーブルを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」アクションを設定します。Airtableから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を各項目に設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceのオペレーションで新規ユーザーを追加する際、姓名やパスワード、所属部署などの各項目に、Airtableから取得したどの情報を割り当てるかを自由に設定できます。

■注意事項‍

• Airtable、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。