入力フォームの内容でGoogle Workspaceに新規ユーザーを作成

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Workspace

を自動連携できます。

■概要

新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行業務は、人事や情報システム部門にとって重要なタスクである一方、手作業での対応は手間がかかり、入力ミスなども発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomの入力フォームに情報を登録するだけで、Google Workspaceへの新規ユーザー作成からアカウント情報の通知までを自動化でき、こうした課題をスムーズに削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceのユーザー作成を手作業で行っており、効率化したい方
新入社員の入社手続きを担当しており、業務負担の軽減を目指す人事担当者の方
手作業によるアカウント発行で、設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

フォームへの一度の入力でユーザー作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
手作業による情報転記が減ることで、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します
次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、新規ユーザー作成に必要な情報を登録するフォームを設定します
続いて、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「Google Workspaceのアカウントを発行」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を連携します
最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを追加し、発行されたアカウント情報を本人や関係者に自動で送付するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

トリガーとなるフォームでは、氏名や部署名など、ユーザー登録に必要な質問項目を任意で設定可能です
Google Workspaceに連携する情報は、フォームで受け取った情報の中から姓名やメールアドレスなど、必要な項目を任意で設定できます
「メールを送る」オペレーションでは、アカウント情報を通知する宛先、件名、本文の内容を任意で設定できます

■注意事項

Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

Airtableにレコードが追加されたら、Google Workspaceにユーザーを追加する

Airtableに追加したメンバー情報を自動でGoogle Workspaceに登録するフローです。二重入力をなくし、転記ミスや登録漏れを抑えてアカウント発行の手間を減らし、担当者の運用負荷も軽くなります。

詳細を見る

Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに自動で新規ユーザーを追加する

Boxにアップされた社員情報ファイルをOCRで読み取りGoogle Workspaceにユーザーを登録するフローです。手入力の手間や入力漏れを抑え、アカウント発行をスムーズに行えます。

詳細を見る

Discordにメッセージが送信されたら、Google Workspaceに自動でユーザーを追加する

Discordのチャンネル投稿をトリガーにGoogle Workspaceへユーザーを自動追加するフローです。手作業の発行時間を短縮し、入力ミスやアカウント作成漏れを防げます。

詳細を見る

Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

Dropboxにアップされた入社書類をOCRで読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーを自動追加するフローです。手作業の転記やアカウント発行時間を減らし、入力ミスを抑えます。

詳細を見る

ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する

ジョブカン経費精算・ワークフローの入社承認をトリガーにGoogle Workspaceのグループへ自動でメンバーを追加するフローです。手入力を減らし作業時間と登録ミスを抑えてオンボーディングをスムーズにします。

詳細を見る

Garoonで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員を追加する

Garoonの入社申請承認を契機にGoogle Workspaceの従業員アカウントをYoomで自動作成するフローです。入力ミスや作成漏れを防ぎ、情シスや人事の負担を軽減し、手続き時間を短縮します。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Google Workspace

YoomではGoogle WorkspaceのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、新入社員の入社時にGoogle Workspaceのアカウントを自動的に発行するといったことができます。また、YoomのデータベースにGoogle Workspaceの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。

関連アプリ