■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行業務は、人事や情報システム部門にとって重要なタスクである一方、手作業での対応は手間がかかり、入力ミスなども発生しがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Yoomの入力フォームに情報を登録するだけで、Google Workspaceへの新規ユーザー作成からアカウント情報の通知までを自動化でき、こうした課題をスムーズに削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceのユーザー作成を手作業で行っており、効率化したい方
- 新入社員の入社手続きを担当しており、業務負担の軽減を目指す人事担当者の方
- 手作業によるアカウント発行で、設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの一度の入力でユーザー作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記が減ることで、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、新規ユーザー作成に必要な情報を登録するフォームを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「Google Workspaceのアカウントを発行」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を連携します
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを追加し、発行されたアカウント情報を本人や関係者に自動で送付するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、氏名や部署名など、ユーザー登録に必要な質問項目を任意で設定可能です
- Google Workspaceに連携する情報は、フォームで受け取った情報の中から姓名やメールアドレスなど、必要な項目を任意で設定できます
- 「メールを送る」オペレーションでは、アカウント情報を通知する宛先、件名、本文の内容を任意で設定できます
■注意事項
- Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
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