Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

従業員の入社手続きなどで、Dropboxに格納された書類情報を元に、手作業でGoogle Workspaceのアカウントを発行していませんか。この作業は、情報の転記ミスが発生しやすく、時間も要する業務です。このワークフローは、Dropboxにファイルが格納されると、OCR機能が書類から文字情報を自動で読み取り、その内容を基にGoogle Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加します。手作業によるアカウント発行業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとGoogle Workspaceを用いており、手作業でのアカウント発行に手間を感じている方
• 書類からの情報転記を手作業で行っており、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 従業員のオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 書類のアップロードからアカウント発行までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てられます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを処理できるようにします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を元にユーザーを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取り対象の書類から抽出したい「氏名」や「メールアドレス」といった項目を任意で設定できます。
• Google Workspaceに新規ユーザーを追加する際、OCR機能で読み取った情報をどの項目に登録するかを自由に設定できます。

■注意事項

• DropboxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。