■概要
BASEで運営するネットショップの在庫管理、特に売り切れ商品の把握に手間を感じていませんか？手動での確認は時間がかかり、対応が遅れると販売機会を逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、BASEの商品情報を定期的に自動でチェックし、売り切れが発生した際に即座にMicrosoft Teamsへ通知することが可能になり、在庫管理の手間を軽減し迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BASEでネットショップを運営しており、在庫管理の効率化を目指している方
- 商品の売り切れに素早く気づき、販売機会の損失を減らしたいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの情報共有を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にBASEの在庫状況を自動で確認するため、手作業でのチェック業務に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で売り切れを検知し通知するため、確認漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BASEとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで在庫をチェックしたい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでBASEの「商品を検索する」アクションと「商品情報を取得する」アクションを設定し、登録されている商品の在庫情報を取得します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能を使い、取得した在庫数が「0」である場合にのみ、次の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、売り切れ商品の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、在庫チェックを実行したい頻度を、毎日や特定の曜日、時間単位など、運用に合わせて任意で設定してください。
- 分岐機能の設定では、「在庫数が0になったら」という条件だけでなく、「在庫数が5以下になったら」のように、通知を発動させたい任意の条件に変更できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信するチャンネルを任意で指定したり、メッセージに商品名や商品IDといったBASEから取得した情報を含めるなど、内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- BASE、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションの処理数は最大1000回のため、商品数が多い場合はフローを分ける必要があります。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Teamsによる通知を一括で行う場合は一度データベースに値を追加してフローの最後に通知を行う必要があります。
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