Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加する

■概要

Microsoft Teamsでの重要なやり取りや決定事項を、後から参照するためにGoogleドキュメントへ手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿されると、その内容を自動でGoogleドキュメントに追加できるため、情報共有の課題解消に役立ちます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの議論や決定事項を手作業で議事録などにまとめている方
• チーム内の情報共有を円滑にし、ナレッジの蓄積を仕組み化したい方
• Microsoft TeamsとGoogleドキュメントを連携させ、情報管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージが自動でGoogleドキュメントに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、対象のチームとチャネルを指定します。
3. 次に、AI機能「要約する」を設定し、トリガーで取得したメッセージ内容を要約するように指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、対象のドキュメントに要約したテキストを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「要約する」では、入力するテキストとして前段のトリガーで取得したメッセージ内容の変数を埋め込むことで、投稿内容を動的に要約できます。
• 「文末にテキストを追加」では、追加するテキストとして、前段のAI機能で要約した内容などの変数を埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。