受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

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■概要

取引先からメールで送られてくる請求書などの添付ファイル、毎回手動でMicrosoft SharePointに保存していませんか?この作業は単純ですが件数が多いと時間がかかり、保存忘れなどのリスクも伴います。このワークフローは、特定のメールを受信すると添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロードするため、こうした手間やミスを解消し、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • メールで受信する請求書などのファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
  • 添付ファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい方
  • ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

  • メールの添付ファイルを都度ダウンロードし、Microsoft SharePointへアップロードする手間が省け、作業時間を短縮できます。
  • 自動で処理されるため、ファイルの保存忘れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択します。Yoomが発行する専用のメールアドレスにメールが送信されると、フローボットが起動します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • メールトリガーによって取得したメールの件名や本文、添付ファイルなどの情報は、後続のオペレーションで自由に活用できます。
  • 分岐機能では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
  • Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやドライブ、フォルダ、さらにはファイル名を任意に指定することが可能です。

■注意事項

  • Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
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