Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、OneDriveへファイルをアップロードする

■概要

Microsoft SharePointで管理しているファイルを、バックアップや別部署との共有のためにOneDriveへ手作業で移動させていませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが作成されるだけでOneDriveへのアップロードが自動で実行されるため、ファイル管理に関する手作業の手間やミスを削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとOneDrive間で定期的にファイル移動を行っている方
• 複数部署でファイルを共有しており、手作業でのバックアップに手間を感じている方
• 手作業によるファイルのアップロード漏れや更新ミスを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointへのファイル作成をきっかけに自動でOneDriveへアップロードするため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの上げ忘れや二重アップロードといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続のアクションを実行するようにします。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダへアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、トリガーで取得したファイル名や拡張子などの情報に基づき、「特定のファイルのみアップロードする」など後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
• OneDriveにファイルをアップロードする際、アップロード先のドライブや格納先のフォルダを自由に設定可能です。また、ファイル名は固定値のほか、前段のステップで取得したファイル名などを変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft  SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。