■概要
取引先から送られてくる画像ファイルがBMP形式のため、都度手作業でJPGに変換してから保存する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、保存先を間違えるといったミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付されたBMPファイルを自動でJPGに変換し、Microsoft SharePointへ格納します。`convert bmp to jpg`といったファイル変換から保存までの一連のプロセスを自動化し、業務を円滑に進めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に`convert bmp to jpg`のようなファイル形式の変換作業を行っている方
- Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointで管理・共有している方
- 手作業によるファイル変換や保存をなくし、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信をきっかけに自動でファイルが変換・保存されるため、`convert bmp to jpg`といった手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換形式の間違いや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、CloudConvert、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、BMPファイルが添付されたメールを特定します。
- 続いて、オペレーションでCloudConvertの一連のアクションを設定し、Gmailで受信したBMPファイルをアップロード後、JPG形式に変換します。
- 変換処理が完了したら、同じくCloudConvertのアクションで変換後のファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたJPGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- CloudConvertのファイル変換設定では、出力するファイル名に固定のテキストを追加したり、メールの件名や受信日時といった前段のフローで取得した動的な情報を変数として埋め込んだりすることが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトやフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名に取引先名や日付などの情報を変数として組み合わせることもできます。
■注意事項
- Gmail、CloudConvert、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
