BoxでPDFファイルがアップロードされたら、RPAでDXFファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

設計図などのPDFファイルをDXF形式に変換する際、手作業でのファイル管理や変換作業に手間を感じていませんか。特定のソフトウェアを起動し、変換後に手動でクラウドストレージへ格納するフローは、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、BoxへのPDFファイルアップロードをトリガーに、RPA機能でファイル変換を実行し、指定のDropboxフォルダへ自動で格納します。一連の定型業務を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にファイル変換作業を行っている、設計や製造部門の担当者の方
• BoxとDropboxを連携させ、ファイル形式の変換から格納までを自動化したい方
• 手作業によるファイル変換業務でのヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxにPDFファイルが追加されるだけで変換とDropboxへの格納が自動で完結するため、手作業の時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイルの取り違えや格納ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとDropboxをYoomと連携します
2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します
3. オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたPDFファイルを取得します
4. 次に、分岐機能を設定し、PDFファイルの場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のファイル変換サービスの操作を記録し、PDFからDXFへの変換を自動化します
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、出力されるファイル名を整えます
7. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたDXFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロード元となる任意のフォルダIDを設定してください
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、前段で取得した情報をもとに処理の実行条件を自由にカスタマイズ可能です
• RPA機能は、ご利用のファイル変換ツールやWebサイトの操作手順に合わせて、ユーザーの環境に沿った設定を行う必要があります
• Dropboxのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定できます

■注意事項

• BoxそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691