Asanaでタスクが完了したら添付ファイルをダウンロードし、Dropboxにアップロードする

■概要

Asanaでタスクを管理している際、完了したタスクの添付ファイルを手作業でDropboxに保存していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaのタスク完了をきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxへアップロードする自動化を実現し、ファイル管理の手間を減らしてより重要な業務に集中することが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaのタスクに添付されたファイルを、手作業でDropboxに保存している方
• Dropboxの自動化を活用してファイル管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
• AsanaとDropbox間のファイル連携を自動化し、チームの生産性を高めたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでタスクが完了すると自動で添付ファイルがDropboxに保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます。
• 手動でのファイル保存作業が不要になることで、保存漏れや誤ったファイルをアップロードしてしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのAsanaとDropboxのアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」アクションを設定します。
4. さらに、同じくAsanaの「ファイルのダウンロードURLを取得」、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象とするワークスペースIDおよびプロジェクトIDを任意で設定できます。特定のプロジェクトのタスク完了のみを検知したい場合に設定してください。

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■注意事項

• Dropbox、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。