フォームに添付されたレポートをOCRで読み取りNotionに追加する

■概要

フォームで受け取ったレポートの内容を確認し、手作業でデータベースに入力する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Yoomのフォーム機能でファイルを受け付けるだけで、添付されたレポートをOCR機能が自動で読み取り、その内容をNotionのデータベースへ追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったレポートの内容を手作業で転記している方
• OCR機能を活用して、紙やPDFの書類からのデータ入力を効率化したい方
• Notionをデータベースとして活用しており、入力の手間を省きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、OCRによる読み取りからNotionへの追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、レポート提出用のフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームに添付されたファイルからテキストを読み取るよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを選択し、OCR機能で読み取った情報を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、レポート提出フォームの質問項目やファイル添付欄などを任意でカスタマイズしてください。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルの中から、どの箇所の情報を抽出するかを任意で設定できます。
• Notionにレコードを追加する際は、データベースのどの項目に、固定値や前段のフローで取得した情報を変数として設定するかを任意で指定可能です。

■注意事項‍

• NotionとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。