■概要

お客様からのお問い合わせや社内での重要な連絡など、特定のメールへの対応は迅速さが求められる業務ですが、手作業でのタスク化や関係者への共有には手間がかかることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると自動でメール内容から必要な情報を抽出し、Notionへタスクとして追加した上でMicrosoft Teamsに通知することが可能です。これにより、対応漏れを防ぎつつ業務効率化が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 重要なメールの見落としを防ぎ、タスク管理を効率化したいと考えている方
• NotionとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を円滑にしたい業務担当者の方
• 手作業での情報転記や通知作業による、ミスの発生をなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からタスク登録・関係者への通知までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮しつつより重要な業務に集中できます。
• 手動での情報転記が不要になることでタスクの登録漏れや通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、特定のメールを受信した際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを用いてデータベースにタスクを追加します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルにタスクが追加されたことを通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガーでは、件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合のみ起動するなど、フローを起動させるメールの条件を細かく設定できます。
• AIによるデータ抽出では、メール内容からどのような項目（例：顧客名、要件、納期など）を抽出するか自由に設定してください。
• Notionへのレコード追加では、タスクを追加するデータベースや、各プロパティにどの情報を割り当てるかを任意で設定可能です。
• Microsoft Teamsへの通知では、通知を送信するチャネルやチームを指定し、メッセージ内容に前段で取得した情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項‍

• Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。