フォームの情報をもとに契約書を作成してChatworkに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Chatwork

を自動連携できます。

■概要

お客様からフォームでお申し込みがあった後、手作業で契約書を作成し、関係者に連絡する業務は手間がかかる上に、転記ミスや通知漏れのリスクも伴います。特に、申込件数が多い場合には担当者の大きな負担になっているケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で契約書が作成され、Chatworkへ通知までの一連の流れが完了するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

フォームからの申し込み情報をもとに、契約書を手作業で作成している営業や事務担当者の方
Chatworkを活用して、契約書の作成完了や内容確認の連絡を効率化したいと考えている方
契約書作成のような定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

フォームが送信されると、契約書作成から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
手作業による情報の転記がなくなることで、入力間違いや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、お使いのGoogleドキュメントとChatworkのアカウントをYoomと連携します。
次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、契約書作成の元となる情報を受け付けるフォームを作成します。
次に、オペレーションで「書類発行」を選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここでフォームから受け取った情報を元に、あらかじめ用意したテンプレートから契約書を自動で発行するように設定します。
最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、契約書が作成された旨を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Chatworkへの通知設定では、メッセージを送るルームや担当者を任意で指定することが可能です。
通知するメッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、フォームで受け付けた顧客名などの情報を変数として埋め込み、内容をカスタマイズできます。

■注意事項

Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

Chatworkに定期的にリマインド通知をする

毎週会議や締切前など、スケジュール設定に合わせて指定日時にChatworkへリマインドを自動送信するフローです。送信忘れを防ぎ、定例通知の手間を減らしてチームのタスク管理をスムーズにします。

詳細を見る

Chatworkの情報をもとに契約書を作成する

Chatwork投稿をきっかけにAIが情報抽出しGoogleドキュメントで契約書を自動発行するフローです。転記時間を削減し入力ミスのリスクを抑え、担当者は内容確認に専念できます。

詳細を見る

Chatworkにメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する

Chatworkに投稿された問い合わせをトリガーにDifyチャットボットが自動返信するフローです。定型対応の時間を抑え、回答品質のばらつきを防げます。

詳細を見る

Boxにファイルがアップロードされたら、Chatworkに通知する

Boxの指定のフォルダにファイルがアップロードされたら、Chatworkでメッセージを送るフローです。Boxへのファイルアップロードを自動で知らせてくれるため、確実なファイル管理を行うことができ担当者間での情報共有がスムーズになります。

詳細を見る

Chatworkのメッセージ内容をkintoneに追加する

Chatworkのメッセージをkintoneに自動で追加する業務ワークフローです。手動転記の手間を省き、情報を一元管理することで、チームのコミュニケーションを効率化し、情報漏れやミスを防ぎます。

詳細を見る

Zoomのミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得しChatworkにメッセージを送る

Zoomミーティング終了を合図にレコーディングURLを取得しChatworkへ自動通知するワークフローです。共有作業を時短し、漏れや送信ミスを防ぎチーム連携を安定、業務後の付随作業を最小化します。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Chatwork

YoomではChatworkのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Chatworkにメッセージやファイルを自動的に送信したり、特定のルームにタスクを追加できます。また、kintone、Salesforce、クラウドサインなど様々なSaaSの情報をChatworkに連携することも可能です。

関連アプリ