Gmailで受信した問い合わせ内容から、Chatworkにサポートに関するタスクを作成する

■概要

Gmailで受信するお客様からのお問い合わせを、都度確認してChatworkにタスクとして手入力する作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その内容からタスクを自動でChatworkに追加できます。これにより、手作業によるタスク作成の手間を省き、迅速な顧客サポートを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応が多く、Chatworkでタスク管理を行っているサポート担当者の方
• 手作業でのタスク登録による対応漏れや、入力内容のミスを防止したい方
• 問い合わせ対応業務を効率化し、より迅速なサポート体制を構築したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーに自動でタスクが作成されるため、これまで手作業で転記していた時間を短縮し、本来のサポート業務に集中できます。
• 人の手による情報転記が不要になるので、タスクの登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとChatworkをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、YoomのAI機能「テキストからデータを抽出する」を使って、メール本文から問い合わせ内容などの情報を取得します。
4. 次に、計算処理機能「日時・日付の加算減算」を使って、タスクの期限を算出します。
5. 最後に、Chatworkの「チャットに新しいタスクを追加」アクションを設定し、抽出情報と期限をもとにタスクを自動作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させるメールの条件となるキーワードや、フローの起動間隔を任意で設定してください。
• AIによるデータ抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目（例：会社名、担当者名など）を抽出するかを任意で設定できます。
• 日時の計算処理では、タスクの期限を「メール受信日から3日後」のように、基準となる日時や加算・減算する値を任意で設定してください。
• Chatworkへのタスク追加設定では、タスクを追加するチャットルームや担当者を指定し、本文に記載する内容や期限を任意で設定できます。

■注意事項

• ・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。