■概要

日々の業務でOutlookに届く大量のメールの中から重要なものだけを手作業で確認し、チームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールをAIが自動で解析した上で要点をまとめてMicrosoft Teamsに通知できるため、確認漏れを防ぎつつ迅速な情報共有が実現可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するメールの確認やチームへの共有に時間を要している方
• 重要なメールの見落としを防ぎ、チームへの迅速な情報伝達を行いたいと考えている方
• AIを活用して、メールの内容把握や要約といった定型業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したメールをAIが自動で解析し通知するため、手作業での確認や転記にかかっていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、重要なメールの見落としやチームへの共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文の内容を解析させるため「テキストを生成する」アクションを設定します。
4. 次に、AIが生成したテキストの内容をもとに分岐機能のコマンドオペレーションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションでAIが生成したテキストなどを指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたい対象のメールフォルダを任意で設定してください。
• AIのテキスト生成オペレーションでは、プロンプトに固定値を入力したり、トリガーで取得したメールの件名や本文などを変数として埋め込むことが可能です。
• 分岐機能では、AIが生成したテキストの内容など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件をカスタマイズできます。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送るチャネルを任意で設定でき、メッセージ内容も固定のテキストや前段で取得した値を埋め込めます。

■注意事項‍

• OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。