Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Zoom
を自動連携できます。
■概要
Googleカレンダーに予定を登録した後、手動でZoomミーティングを作成し、URLを招待者に共有する作業は手間がかかる上に、URLの貼り忘れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の予定が作成されるだけで、Zoomミーティングの作成までを自動化できるため、こうしたミーティング設定に関する一連の業務を効率化し、よりスムーズな予定調整を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとZoomを併用し、手作業でのミーティング設定に手間を感じている方
- ミーティングURLの共有漏れや設定ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- 営業や採用活動などで、日々多くのオンラインミーティングを設定する必要があるご担当者様
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定作成を起点に、Zoomミーティングの作成までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるミーティングURLの払い出しや共有作業がなくなることで、設定ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、予定の件名や説明文からミーティングの議題などを抽出します
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にミーティングを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、連携の対象としたいカレンダーIDを任意で設定し、特定のカレンダーのみを自動化の対象にすることが可能です。
- AI機能の設定では、トリガーで取得したGoogleカレンダーの予定情報から、抽出したいテキスト項目を任意で指定できます。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、前段のAI機能などで取得した値を引用して、ミーティングのトピックやアジェンダなどを自由に設定できます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとZoomをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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