■概要

Webサイトなどからの問い合わせや申し込みフォームの情報を、都度手作業でGoogleカレンダーに登録し、担当者にChatworkで通知するのは手間のかかる作業です。また、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力と同時に自動でGoogleカレンダーに予定が作成され、Chatworkに通知が届くため、こうした一連の作業を自動化し、スムーズに担当者へ共有できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの申し込み情報を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
• Googleカレンダーへの予定登録後、手動でChatworkに通知している方
• フォームからの問い合わせ対応の初動を迅速化し、機会損失を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに入力された情報を元に自動で予定作成と通知が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力や連絡の手間を削減できます。
• 手作業によるカレンダーへの転記ミスや、Chatworkでの関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、申し込みや問い合わせ内容を入力するフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報をカレンダーの件名や日時、説明欄などに紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、指定したルームに予定が作成されたことを通知します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーで予定を作成する際、対象となるカレンダーや、件名・説明欄にフォームのどの情報を反映させるかを任意で設定してください。
• Chatworkへメッセージを送信する際、通知先のルームやメッセージ本文の内容を、実際の運用に合わせて自由にカスタマイズが可能です。