Asanaで期日が近づいたタスクをMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Asanaでタスク管理を行っているものの、数多くのタスクの中から期日の近いものを探し出し、関係者にリマインドするのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にAsana上のタスクを自動で確認し、期日が迫っているタスクをMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知することが可能です。手作業による確認漏れを防ぎ、チーム全体のタスク管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとMicrosoft Teamsを連携させ、タスクの進捗管理を効率化したい方
• タスクの期日見落としやリマインド漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
• 手動での確認や通知作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間に自動でタスクの期日を確認し通知するため、手作業での確認やリマインド業務に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で通知を行うことで、タスクの確認漏れやリマインド忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク遂行を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでAsanaを選択し、「特定のセクションのタスクの一覧を取得」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得したタスク情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、毎日朝9時など、通知を行いたい任意の時刻を設定してください。
• Asanaのタスク取得アクションでは、対象としたいワークスペースID、プロジェクトID、そして取得するタスクの期日条件を任意で設定します。
• Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチームIDとチャネルIDを指定し、タスク名や期日などを含んだメッセージ内容を任意で設定してください。

■注意事項

• Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。