■概要
Outlookに届く請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手動でダウンロードしてSlackに共有する作業は手間ではないでしょうか。
この作業は定期的でありながらも見落としが許されないため、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動で抽出しSlackの指定チャンネルへ共有できます。これにより、情報共有の迅速化と作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとSlack間でのファイル共有を手作業で行い、非効率を感じている方
- 添付ファイルの共有漏れや遅延を防ぎ、チーム内の情報伝達を円滑にしたい方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル共有までが自動化されるため、手作業でのダウンロードやアップロードにかかっていた時間を短縮できます。
- ファイルの添付忘れや送信先の誤りといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防止し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」を設定し、特定の件名や送信元アドレスなど、フローを起動したいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションをそれぞれ設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「ファイルを送る」アクションでは、通知を送りたいチャンネルやメンバーを任意で指定できます。
- Slackへの通知メッセージには、Outlookのトリガーで取得したメールの件名や本文といった情報を変数として埋め込めるため、誰からどのようなファイルが送られてきたかを一目で把握できるようなカスタムが可能です。
■注意事項
- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
- フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
